Teams im Aircall Dashboard verwalten

Mit der Funktion Teams können Sie Agenten organisieren, filtern und gruppieren, damit Kunden anhand von Sprache, Rolle, Fähigkeiten oder anderen Kriterien an die richtigen Personen weitergeleitet werden. Sie können Teams Rufnummern zuweisen, steuern, wie Anrufe verteilt werden, und Warteschlangen und Bürozeiten konfigurieren.

In diesem Artikel wird erklärt, wie Admins im Aircall Dashboard Teams erstellen und verwalten, Nutzer hinzufügen und Teams mit Rufnummern verbinden können.

Bevor Sie beginnen

• Sie müssen ein Admin sein, um Teams zu erstellen und zu verwalten.
• Teams können verwendet werden, um:
  • Agenten nach Sprache, Standort, Rolle oder Fähigkeiten zu gruppieren
  • einer Rufnummer zusätzliche Abdeckung hinzuzufügen
  • Warteschlangen und Optionen für Anrufverteilung zu verwenden

Achtung: If you are on Aircall's Professional plan, you can create as many teams as you need.
If you are on the Essentials or Starter AI plan, you can create a maximum of three teams.

Es gibt keine Mindest- oder Höchstanzahl an Nutzern innerhalb eines einzelnen Teams. Ein Team kann aus einer Person oder Ihrer gesamten Belegschaft bestehen.

Ein neues Team erstellen

Aircall Admins können Teams im Aircall Dashboard erstellen und bearbeiten.

Schritte:

1. Gehen Sie zu Aircall Dashboard > Users & Teams & Teams.
2. Klicken Sie im grünen Feld oben rechts auf Create Team.
3. Wählen Sie einen Namen für Ihr Team.
4. Wählen Sie ein Emoji, um Ihr Team visuell zu unterscheiden, und bestätigen Sie den Teamnamen.
5. Klicken Sie auf Create.

Achtung: You cannot create two teams with the same name. If you try to create a team with a name that is already in use, you will see an error and will need to choose a different name.

Ein vorhandenes Team verwalten

Auf der Seite Team settings können Sie:

• den Teamnamen bearbeiten
• das Emoji aktualisieren
• Nutzer hinzufügen oder entfernen
• das Team löschen

Schritte:

1. Klicken Sie im Bereich Teams auf das Team, das Sie verwalten möchten.
2. Passen Sie den Namen oder das Emoji nach Bedarf an.
3. Verwenden Sie den Bereich Team members, um Nutzer hinzuzufügen oder zu entfernen.
4. Klicken Sie auf Save, falls Sie dazu aufgefordert werden, oder bestätigen Sie die Änderungen.

Wenn Sie ein Team löschen, bleiben seine Nutzer aktiv, aber das Team erscheint nicht mehr in Rufweiterleitungen.

Nutzer zu einem Team hinzufügen

Sobald das Team vorhanden ist, können Sie ihm im Dashboard Agenten hinzufügen. Es gibt zwei Möglichkeiten, Nutzer zu einem Team hinzuzufügen.

Option 1: Aus der Teamliste

Schritte:

1. Gehen Sie zu Aircall Dashboard > Users & Teams & Teams.
2. Klicken Sie neben einem Team auf + Add a user (falls verfügbar).
3. Suchen Sie nach dem Nutzer, den Sie hinzufügen möchten.
4. Klicken Sie auf Add.

Option 2: Auf der Seite mit den Team-Einstellungen

Schritte:

1. Gehen Sie zu Aircall Dashboard > Users & Teams & Teams.
2. Suchen Sie nach dem von Ihnen erstellten Team und wählen Sie es aus.
3. Klicken Sie im Bereich Team members auf Add user.
4. Suchen Sie nach den Nutzern, die Sie dem Team hinzufügen möchten.
5. Klicken Sie auf Add.

Nachdem Sie Ihr Team erstellt und Nutzer hinzugefügt haben, können Sie das Team in der Rufweiterleitung einer beliebigen Rufnummer zuweisen und die Klingelregel und Wartezeit in der Warteschlange für dieses Team festlegen.

Nutzer aus einem Team entfernen

1. Gehen Sie zu Aircall Dashboard > Users & Teams & Teams.
2. Suchen Sie nach dem von Ihnen erstellten Team, das Sie ändern möchten, und wählen Sie es aus.
3. Suchen Sie im Bereich Team members den Nutzer, den Sie entfernen möchten.
4. Klicken Sie auf die drei Punkte rechts neben dem Namen des Nutzers und dann auf  Remove user from a team.

Ein Team einer Rufnummer zuweisen

Um ein Team für eingehende Anrufe zu verwenden, müssen Sie es der Rufweiterleitung einer Rufnummer hinzufügen. Wählen Sie im Aircall Dashboard > Numbers tab die Rufnummer aus, der Sie Nutzer/ Teams zuweisen möchten, und gehen Sie zum Abschnitt Teams & Users section.

Sobald dies erfolgt ist, erhält dieses Team Anrufe gemäß den von Ihnen festgelegten Regeln, und die Rufnummer ist bereit, mit diesem Team Anrufe zu tätigen und zu empfangen.

Weitere Informationen dazu, wie Nutzer und Teams Rufnummern zugewiesen werden, finden Sie in unserem Artikel Rufnummern konfigurieren: Integrationen und Teams & Nutzer.

FAQ

Kann ich weiterhin ein kaskadierendes System verwenden?

Ja. Sie können weiterhin ein kaskadierendes System verwenden, indem Sie einzelne Nutzer und Teams gemeinsam in Ihre Anrufverteilung aufnehmen. Nutzer und Teams können abwechselnd angeordnet werden, und Sie können die Klingelreihenfolge per einfachem Drag-and-drop festlegen, um den Ablauf zu personalisieren.

Wie verwalte ich meine Warteschlangenlänge?

Sie können festlegen, wie lange Kunden für jedes Team in der Warteschleife bleiben. Zu den Optionen für die Warteschlangenlänge gehören 20 Sekunden, 1, 3, 5, 10, 15 oder 40 Minuten, je nach den Anforderungen Ihres Unternehmens.

Welche verschiedenen Optionen für Anrufverteilung gibt es für ein Team?

Aircall bietet mehrere Verteilungsoptionen für Anrufe an ein Team:

• Simultan: Anrufe klingeln gleichzeitig bei allen verfügbaren Teammitgliedern.
  Wenn diese Option ausgewählt ist und Ihre Warteschlange 1 Minute lang ist, klingelt der eingehende Anruf 1 Minute lang gleichzeitig bei allen verfügbaren Agenten.
• Zufällige Verteilung: Anrufe werden zufällig an verfügbare Agenten verteilt.
  Bei einer Warteschlange von 1 Minute klingelt ein eingehender Anruf zufällig bei einem verfügbaren Agenten und wird dann an den nächsten verfügbaren Agenten weitergeleitet, wenn der Anruf nicht angenommen wird.
• Längste Leerlaufzeit: Anrufe gehen zuerst an den Nutzer, der am längsten inaktiv war.
  Bei einer Warteschlange von 1 Minute klingelt ein eingehender Anruf beim Agenten mit der längsten Leerlaufzeit und geht dann bei Bedarf an den Nutzer mit der zweitlängsten Leerlaufzeit weiter.

Mein Team arbeitet in verschiedenen Schichten. Welche Auswirkungen hat das?

Sie können Bürozeiten für Teams festlegen, sodass ein Team nur während seiner geplanten Zeiten Anrufe erhält, indem Sie das Widget Time Rule und Ring To verwenden. Teammitglieder können ihre Verfügbarkeit auch direkt in der Aircall Workspace-App konfigurieren. Anleitungen dazu finden Sie unter Aircall Workspace: Kontoeinstellungen.

Sie können auch verschiedene Teams erstellen oder ein größeres Team in kleinere Teams aufteilen, um sicherzustellen, dass alle Servicezeiten abgedeckt sind. 

Weitere Details zur Rufweiterleitung und dazu, wie Sie Ihre Anrufverteilung optimal einrichten, finden Sie im entsprechenden Abschnitt in unserem Help Center Routing & Anrufflüsse.

Tipps dazu, wie die Funktion Teams dazu beitragen kann, Call-Rollbacks bei Weiterleitungen zu begrenzen und die Rate verpasster Anrufe deutlich zu reduzieren, finden Sie auch im zugehörigen Blogbeitrag.