Im Bereich Externe Kontakte in Aircall Workspace können Sie Gemeinsame Kontakte in Ihrer gesamten Organisation anzeigen, suchen und verwalten.

Anzeigen der Kontaktliste

Schritte:

  1. Gehen Sie im linken Seitenmenü zum Bereich Contacts.
  2. Wählen Sie den Tab Contacts aus, um eine Liste externer Kontakte in alphabetischer Reihenfolge anzuzeigen.

Kontakte werden standardmäßig angezeigt, daher müssen Sie keine Suche durchführen, um sie zu sehen. Zusätzlich können Sie nach Kontakten anhand von Vorname, Nachname, Unternehmen oder Rufnummer suchen.

Die Kontaktliste zeigt die folgenden Details an:

  • Vor- und Nachname

  • Unternehmen

  • Rufnummer

  • Integrationen

Tipp: Aus der Kontaktliste heraus können Sie schnell einen Kontakt anrufen, seine Rufnummer kopieren oder ihn zum Power Dialer hinzufügen.
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Anzeigen von Kontaktdetails

Klicken Sie auf den Namen eines Kontakts, um die Detailansicht zu öffnen. Dort sehen Sie dieselben Informationen wie in der Liste sowie zusätzlichen Kontext zu ihrer Verfügbarkeit.

Hinweis: Der Zugriff auf Bearbeitungs- und Löschoptionen hängt von der Rolle des Benutzers ab. Nur Admin-Benutzer können einen Kontakt löschen.

Seien Sie beim Bearbeiten oder Löschen von Kontakten vorsichtig, da sich diese Aktionen auf laufende Konversationen auswirken können.

Erstellen eines Kontakts

Sie können direkt im Bereich Contacts einen neuen externen Kontakt erstellen.

Schritte:

  1. Gehen Sie in der linken Seitenleiste zum Bereich Contacts.
  2. Wählen Sie den Tab Contacts aus.

  3. Klicken Sie oben rechts auf + Add. Wählen Sie dann Create new contact.

    Image showing how to create a new contact
  4. Füllen Sie die Kontaktdetails in dem sich öffnenden Formular aus.
  5. Klicken Sie auf Save, um den Kontakt zu erstellen.
Hinweis: Emojis werden in Kontaktfeldern nicht unterstützt und beim Speichern automatisch entfernt. Sekundäre Telefonnummern und E-Mail-Adressen sind auf 20 Einträge pro Kontakt begrenzt. Das Feld Notizen unterstützt bis zu 30.000 Zeichen.

Bearbeiten eines Kontakts

Sie können jeden Kontakt bearbeiten, für dessen Änderung Sie berechtigt sind. Nur Admin-Benutzer können Kontakte bearbeiten, die über eine CRM-Integration synchronisiert wurden. Für diese Kontakte wird empfohlen, Änderungen direkt im verbundenen CRM vorzunehmen, um die Datenkonsistenz aufrechtzuerhalten.

Schritte:

  1. Gehen Sie in der linken Seitenleiste zum Bereich Contacts.
  2. Suchen Sie den Kontakt, den Sie bearbeiten möchten, über die Suchleiste oder indem Sie die Liste durchsuchen.
  3. Klicken Sie auf den Kontakt, um seine Details zu öffnen.

  4. Klicken Sie oben rechts in der Kontaktkarte auf Edit contact.

    Image showing edit contact button
  5. Aktualisieren Sie die relevanten Felder und klicken Sie auf Save.
Achtung: Wenn Sie die primäre Telefonnummer eines Kontakts bearbeiten, wird die Verknüpfung des Kontakts zu allen zugehörigen Konversationen aufgehoben. Diese Konversationen bleiben zugänglich, zeigen jedoch nicht mehr den Namen des Kontakts an.

Löschen einzelner Kontakte

Wenn Sie einen bestimmten Kontakt aus Aircall Workspace entfernen müssen, können Sie dies direkt im Bereich Contacts tun.

Schritte:

  1. Verwenden Sie die Suchleiste, um den Kontakt zu finden, den Sie löschen möchten, indem Sie den vollständigen Namen oder einen Teil davon eingeben.

  2. Wählen Sie den Kontakt aus der Liste aus, um seine Kontaktkarte zu öffnen.

  3. Klicken Sie auf die drei Punkte und dann im Dropdown auf die Option Delete contact.

    Image showing delete contact button

     

Arten der Kontaktverwaltung

KontakttypBearbeitungsberechtigungenEmpfohlene VorgehensweiseAuswirkung
Aircall-KontaktAlle Felder sind bearbeitbarDirekt in Aircall Workspace verwaltenWenn ein Kontakt gelöscht oder seine primäre Rufnummer geändert wird, bleibt die zugehörige Konversation erhalten, ist aber nicht mehr verknüpft
Kontakt über CRM-SynchronisierungBearbeitungs- und Löschoptionen sind nur verfügbar, wenn der Kontakt als Aircall-Kopie existiertEs wird empfohlen, direkt im verbundenen CRM zu bearbeiten oder zu löschen (über den Direktlink zugänglich)Gewährleistet Datenkonsistenz zwischen Aircall und Ihrem CRM
Contact via CRM syncronization

Letzte Kontakte in externen Kontakten

Was sind letzte Kontakte?

Letzte Kontakte ist ein Bereich innerhalb der Ansicht für externe Kontakte. Dort werden zuletzt verwendete Kontakte angezeigt, damit Sie schneller darauf zugreifen können.

Aircall Workspace speichert bis zu 20 letzte Kontakte. Wenn ein neuer Kontakt hinzugefügt wird und das Limit erreicht ist, wird der älteste Kontakt automatisch entfernt.

Wann ein Kontakt unter den letzten Kontakten erscheint

Die Liste der letzten Kontakte ist dynamisch und wird basierend auf Ihrer Aktivität aktualisiert. Ein Kontakt wird üblicherweise hinzugefügt, wenn Sie:

  • einen neuen Kontakt erstellen

  • die Details eines vorhandenen Kontakts öffnen

  • einen Anruf von einem gespeicherten Kontakt erhalten

  • einen Anruf an einen gespeicherten Kontakt starten

  • eine SMS an einen gespeicherten Kontakt senden

Was dazu führt, dass letzte Kontakte gelöscht werden

In einigen Situationen kann die Liste der letzten Kontakte gelöscht werden:

  • Browserwechsel: Letzte Kontakte werden nicht browserübergreifend übernommen, da jeder Browser seinen eigenen lokalen Speicher verwendet.

  • Browser-Cache manuell leeren: Beim Leeren des Cache werden lokal gespeicherte Daten entfernt, einschließlich der letzten Kontakte.

  • Desktop-App deinstallieren und neu installieren: Durch die Neuinstallation der Aircall Workspace-App wird die Liste der letzten Kontakte zurückgesetzt.

Hinweis: Letzte Kontakte werden lokal gespeichert und nicht browser- oder geräteübergreifend synchronisiert.