Die Funktion Voicemail Drop unterstützt Teams mit einem hohen Volumen an ausgehenden Anrufen. Da viele Anrufe in der Voicemail landen, verbringen Agents oft viel Zeit damit, ähnliche Nachrichten zu hinterlassen. Voicemail Drop optimiert diesen Ablauf, indem Agents nach dem Signalton mit einem einzigen Klick eine vorab aufgezeichnete Nachricht senden können.
Agents können Nachrichten erstellen, indem sie sie über ihr Mikrofon aufnehmen oder eine MP3-Datei hochladen, und sie dann während eines beliebigen Standardanrufs oder bei Power Dialer-Anrufen verwalten und senden.
Benutzer können:
- Voicemail-Nachrichten per Aufnahme oder MP3-Upload erstellen
Aufnahmen verwalten, indem sie angehört, gelöscht, umbenannt oder als Standard festgelegt werden
Nach dem Signalton einen Voicemail Drop senden
Sendeverlauf anzeigen und Filter anwenden
So greifen Sie auf Voicemail Drop zu
Voicemail Drop ist im Aircall Professional-Abonnement verfügbar.
Die Funktion wird in den Desktop- und Webanwendungen von Aircall Workspace unterstützt. Unterstützung für iOS und Android wird bald hinzugefügt.
In der Anrufdetailansicht wird eine Voicemail-Drop-Schaltfläche angezeigt, wenn in den Anrufeinstellungen mindestens eine Voicemail-Drop-Nachricht konfiguriert wurde. Benutzer können eine Nachricht senden, sobald sie einen Anrufbeantworter erreichen und den Signalton hören.
So richten Sie Voicemail-Drop-Nachrichten ein
Bevor Voicemail Drop verwendet werden kann, muss in den Anrufeinstellungen mindestens eine Nachricht konfiguriert werden. Nachrichten sind für jeden Benutzer persönlich und können von anderen Mitgliedern der Organisation nicht aufgerufen werden.
Um Nachrichten hinzuzufügen oder zu bearbeiten, klicken Sie in Aircall Workspace unten links auf Ihren Namen, wählen Sie Einstellungen und öffnen Sie dann den Abschnitt Voicemail Drop unter Einstellungen aufrufen. Klicken Sie auf Nachricht hinzufügen, um auszuwählen, wie Sie Ihre Nachricht erstellen möchten: Sie können sie mit Ihrem Mikrofon aufnehmen oder eine MP3-Datei hochladen.
Einschränkungen und Tipps
Vor der Aufnahme beachten Sie bitte:
Nur ausgehende Anrufe werden unterstützt
Pro Benutzer können bis zu 10 Nachrichten aufgezeichnet werden (insgesamt aufgezeichnete und hochgeladene Nachrichten zusammen)
Jede Nachricht kann bis zu 180 Sekunden lang sein
Hochgeladene Dateien müssen im Format .mp3 vorliegen und dürfen nicht größer als 10 MB sein
Nachrichtennamen müssen eindeutig sein und dürfen 48 Zeichen nicht überschreiten
Hinweis: Einige Anrufbeantworter begrenzen die Dauer von Voicemails. Halten Sie Nachrichten kurz, damit sie erfolgreich zugestellt werden.
Eine Voicemail-Drop-Nachricht aufnehmen
Ihre erste Aufnahme wird zur Standardnachricht. Sie können die Standardnachricht jederzeit ändern. Während eines Anrufs kann jede gespeicherte Nachricht ausgewählt werden, wenn die Standardnachricht nicht passend ist.
Schritte:
Öffnen Sie die Einstellungen für Voicemail Drop.
Klicken Sie auf Nachricht hinzufügen und wählen Sie dann Nachricht aufnehmen.
Geben Sie einen Namen mit bis zu 48 Zeichen ein.
Klicken Sie auf Aufnehmen. Vor Beginn der Aufnahme erscheint ein dreisekündiger Countdown.
Nehmen Sie Ihre Nachricht auf. Sie haben ein Limit von drei Minuten. Die Aufnahme wird automatisch beendet, wenn Sie das Limit überschreiten.
Hören Sie sich die Aufnahme an, um die Qualität zu bestätigen.
Klicken Sie auf Erneut, wenn Sie neu aufnehmen müssen.
Klicken Sie auf Speichern, um die Nachricht zu speichern.
Achtung: Überprüfen Sie vor Beginn der Aufnahme die Konfiguration und Berechtigungen Ihres Mikrofons.
Eine MP3-Datei als Voicemail-Drop-Nachricht hochladen
Statt eine Nachricht aufzunehmen, können Sie eine vorbereitete MP3-Datei als Voicemail-Drop-Nachricht hochladen. Das ist nützlich, wenn Ihr Team standardisierte Audiodateien bereitstellt oder wenn Sie Nachrichten lieber außerhalb von Aircall vorbereiten.
Schritte:
- Öffnen Sie die Einstellungen für Voicemail Drop.
- Klicken Sie auf Nachricht hinzufügen und wählen Sie dann Datei hochladen.
- Geben Sie im Feld Voicemail-Name einen Namen für die Nachricht ein (max. 48 Zeichen).
- Laden Sie Ihre Datei mit einer der folgenden Methoden hoch:
- Ziehen Sie Ihre .mp3-Datei in den Upload-Bereich und legen Sie sie dort ab.
- Klicken Sie in den Upload-Bereich, um eine Datei auf Ihrem Gerät zu suchen und auszuwählen.
- Wenn diese Nachricht Ihre Standardoption für einen Klick sein soll, aktivieren Sie den Schalter Als Standard festlegen.
- Klicken Sie auf Nachricht speichern, um zu bestätigen, oder auf Abbrechen, um zu verwerfen.
Achtung: Dateien müssen im Format .mp3 vorliegen, dürfen nicht größer als 10 MB und nicht länger als 3 Minuten sein. Uploads, die diese Anforderungen nicht erfüllen, werden abgelehnt.
Vorhandene Voicemail-Drop-Nachrichten verwalten
Klicken Sie bei einer gespeicherten Nachricht auf das Bearbeitungssymbol, um sie zu verwalten. Sie können:
Anhören der Aufnahme
Umbenennen der Nachricht
Als Standard festlegen, um sie zur Ein-Klick-Option zu machen
Löschen der Nachricht dauerhaft
Eine Voicemail-Nachricht senden
Das Timing ist entscheidend. Warten Sie immer auf den Signalton der Voicemail, bevor Sie auf die Schaltfläche für Voicemail Drop klicken.
Achtung: Wenn Sie vor dem Signalton auf die Schaltfläche klicken, kann es sein, dass die Nachricht unvollständig ist oder nicht zugestellt wird.
Die Standardnachricht senden
Schritte:
Erreichen Sie die Voicemail des Kontakts.
Warten Sie auf den Signalton.
Klicken Sie auf Voicemail Drop.
Der Anruf wird automatisch beendet und eine Benachrichtigung bestätigt die erfolgreiche Übermittlung.
In den Anrufdetails sehen Sie, dass eine Voicemail gesendet wurde.
Eine Nachricht aus der Liste senden
Wenn Sie mehrere Nachrichten haben:
Schritte:
Erreichen Sie die Voicemail des Kontakts.
Warten Sie auf den Signalton.
Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil neben der Hauptschaltfläche für Voicemail Drop.
Wählen Sie die Nachricht aus, die Sie verwenden möchten.
Der Anruf wird automatisch beendet und eine Erfolgsbenachrichtigung erscheint.
In den Anrufdetails wird angezeigt, dass eine Voicemail gesendet wurde.
Verlauf anzeigen und Filter anwenden
Im Posteingang zeigen ausgehende Anrufe, die einen Voicemail Drop enthalten, auf den Seiten Konversationen und Anrufe ein Voicemail-Drop-Symbol an.
Für eine schnellere Suche können Sie auf der Seite Anrufe nach Anruftypen > Voicemail gesendet filtern, um nur Anrufe anzuzeigen, bei denen eine Voicemail gesendet wurde.
Fehler
Gelegentlich können Fehler auftreten:
Während der Aufnahme: Die Nachricht konnte nicht gespeichert werden
Während des Löschens: Die Nachricht konnte nicht gelöscht werden
Während der Bearbeitung (Umbenennen oder als Standard festlegen): Die Nachricht konnte nicht aktualisiert werden
Während des Sendens: Die Nachricht konnte nicht gesendet werden
Wenn ein Fehler auftritt, versuchen Sie es später erneut. Wenn das Problem weiterhin besteht, wenden Sie sich an das Aircall Supportteam.
Häufig gestellte Fragen (FAQs)
Was passiert, wenn die angerufene Person antwortet, ich aber versehentlich auf die Schaltfläche für Voicemail Drop klicke?
Der Anruf wird auf Ihrer Seite sofort beendet. Die angerufene Person bleibt in der Leitung und hört die Voicemail-Aufnahme. Nachdem die Aufnahme beendet ist, wird der Anruf auch für sie beendet. Es wird keine Voicemail-Nachricht hinterlassen.
Kann ich einen Voicemail Drop senden, wenn der Anruf mit Rücksprache weitergeleitet wird?
Nein.
Kann ich einen Voicemail Drop während eines internen Anrufs senden?
Nein.
Was passiert, wenn ich vor dem Signalton auf die Schaltfläche für Voicemail Drop klicke?
Es kann sein, dass Ihr Empfänger die Aufnahme nicht erhält oder nur eine unvollständige Nachricht erhält.
Was passiert, wenn ich nach dem Signalton spreche und dann auf die Schaltfläche für Voicemail Drop klicke?
Ihr Kontakt hört sowohl Ihre gesprochene Nachricht als auch die vorab aufgezeichnete Nachricht.
Was passiert, wenn ich nach dem Signalton zu lange warte, bevor ich auf die Schaltfläche für Voicemail Drop klicke?
Die Nachricht wird möglicherweise nicht übertragen. Das System kann die Verzögerung als Stille interpretieren, was dazu führen kann, dass der Anruf auf der Seite des Empfängers getrennt wird, während Sie verbunden bleiben.
Kann ich eine MP3-Datei verwenden, die ich außerhalb von Aircall aufgenommen habe?
Ja. Jede .mp3-Datei mit bis zu 10 MB und einer Länge von höchstens 3 Minuten kann als Voicemail-Drop-Nachricht hochgeladen werden.
Kann ich beantragen, Voicemail Drop für mein Konto zu deaktivieren?
Ja. Ein Admin kann dies durch das Einreichen eines Support-Tickets beantragen.
Warum kann ich meine Voicemail-Drop-Nachricht nicht hören, wenn ich eine Anrufaufzeichnung im Aircall Dashboard abspiele?
Wenn Sie eine Voicemail-Drop-Nachricht auf der Voicemail eines Kontakts hinterlassen, wird in der Anrufaufzeichnung im Aircall Dashboard der Ton der Voicemail-Drop-Nachricht nicht wiedergegeben. Wenn Sie sich diesen Anruf später im Dashboard anhören, hören Sie daher die Voicemail-Drop-Aufnahme selbst nicht.
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