Einrichtungsanleitung für den AI Voice Agent für Ausgehende Anrufe

Bringen Sie Ihren AI Voice Agent in fünf Schritten dazu, Anrufe zu tätigen! Diese Anleitung zeigt Ihnen, wie Sie Ihren Outbound AI Voice Agent einrichten – von der Erstellung des Agenten bis zum Auslösen Ihres ersten automatisierten Anrufs. Befolgen Sie jeden Schritt der Reihe nach, um schnell loszulegen.

Was ist ein Outbound AI Voice Agent?

Ein Outbound AI Voice Agent tätigt automatisch Anrufe in Ihrem Namen. Anstatt darauf zu warten, dass Kunden Sie kontaktieren, nimmt er proaktiv Kontakt auf – basierend auf Auslösern aus Ihren bestehenden Tools, etwa Ihrem CRM oder Ihrer Terminplanungsplattform.

Häufige Anwendungsfälle sind:

• Terminerinnerungen
• Nachfassaktionen zu Rechnungen
• Umfragen nach dem Service
• Lead-Ansprache

Bevor Sie beginnen

Stellen Sie sicher, dass Folgendes bereitsteht:

• Eine in Aircall konfigurierte Telefonnummer, von der aus der Agent anrufen kann
• Eine Möglichkeit, auf die Liste der Kunden zuzugreifen, die Sie anrufen möchten, oder diese zu erstellen
• Eine klare Vorstellung davon, was der Agent sagen und tun soll, einschließlich Ihrer ersten Nachricht

Schritt 1: Erstellen Sie Ihren Agenten und verbinden Sie eine Telefonnummer

1. Gehen Sie im Aircall-Dashboard zum Bereich AI Voice Agent.
2. Klicken Sie auf Erstellen.
3. Wählen Sie als Anrufrichtung Ausgehende Anrufe aus.
4. Füllen Sie die Konfigurationsfelder aus, einschließlich Name, Stimme, Wissensgrundlage und Intake-Fragen.
5. Öffnen Sie die Detailseite des Agenten und klicken Sie auf Nummer verbinden.
6. Wählen Sie eine Telefonnummer aus Ihren verfügbaren Leitungen aus und speichern Sie.

Tipp: Jeder Agent kann jeweils nur mit einer Telefonnummer verbunden sein. Wenn Sie von unterschiedlichen Nummern anrufen müssen, zum Beispiel für verschiedene Regionen oder Sprachen, duplizieren Sie den Agenten nach der Einrichtung. Jede Kopie hat ihre eigene Konfiguration und ihren eigenen Webhook.

Schritt 2: Schreiben Sie Ihr Anrufskript und konfigurieren Sie das Anrufverhalten

Erste Nachricht

Die erste Nachricht ist erforderlich und das Erste, was der Agent sagt, wenn ein Anruf angenommen wird.

Sie können sie mit Platzhaltern wie {{first_name}} oder {{appointment_date}} personalisieren. Diese Werte werden automatisch ausgefüllt, wenn der Anruf ausgelöst wird.

Beispiel:

"Hallo {{first_name}}, hier ist eine Erinnerung von {{company_name}} an Ihren Termin am {{appointment_date}}. Ich rufe an, um zu bestätigen, dass Sie zu diesem Zeitpunkt noch verfügbar sind."

Achtung: Jeder Platzhalter, der in der ersten Nachricht verwendet wird, muss in den Daten enthalten sein, die beim Auslösen des Anrufs gesendet werden. So wird sichergestellt, dass der Agent denselben Kontext hat, den auch ein menschlicher Agent vor einem Anruf benötigen würde.

Gesprächsrichtlinien

Verwenden Sie diesen Abschnitt, um festzulegen, wie der Agent das Gespräch führen soll, einschließlich:

• Das Ziel des Anrufs
• Wie auf Terminverschiebungsanfragen reagiert werden soll
• Wie mit Einwänden umzugehen ist
• Wann der Anruf beendet werden soll

Umgang mit Voicemail

Gehen Sie zur Registerkarte Outbound Call Workflow und wählen Sie aus, wie sich der Agent verhält, wenn Voicemail erkannt wird:

• Auflegen: Der Agent trennt die Verbindung sofort (Standard)
• Nachricht hinterlassen: Der Agent spielt eine von Ihnen definierte Nachricht ab, die dasselbe Platzhalterformat unterstützt

Anrufaufzeichnung

Die Aufzeichnungseinstellungen werden von der verbundenen Telefonnummer übernommen und zur Referenz angezeigt. Um sie zu ändern, folgen Sie dem Link zur Einstellungsseite der Nummer.

Eskalation und Anrufweiterleitung

Standardmäßig endet der ausgehende Anruf, wenn der Kontakt einen menschlichen Agenten anfordert oder der AI Voice Agent die Anfrage nicht lösen kann. Sie können den Agenten stattdessen so konfigurieren, dass er den Anruf an einen menschlichen Agenten weiterleitet.

So aktivieren Sie dies:

1. Gehen Sie zu Aircall Dashboard > AI Agents > AI Voice Agents und wählen Sie Ihren AI Voice Agent aus
2. Gehen Sie zum Abschnitt Anrufweiterleitungsregeln und aktivieren Sie Anrufweiterleitung zulassen.
3. Wählen Sie ein Weiterleitungsziel: einen bestimmten Benutzer, ein Team oder eine externe Nummer.
4. Wählen Sie eine Weiterleitungsbedingung:  Der Agent leitet den Anruf weiter, wenn dies eintritt.
5. Speichern Sie Ihre Änderungen.

Nach der Konfiguration spielt der Agent, wenn eine Eskalation ausgelöst wird, eine Weiterleitungsnachricht für den Kontakt ab und führt eine direkte Weiterleitung an das konfigurierte Ziel durch.

Schritt 3: Verbinden Sie Ihre Tools

Um Anrufe auszulösen, verbinden Sie Ihren Agenten per Webhook mit Ihren bestehenden Tools.

Kopieren Sie Ihre Webhook-URL

1. Gehen Sie zur Registerkarte Outbound Call Workflow.
2. Kopieren Sie die Webhook-URL unter "Anrufe aus Ihren Tools auslösen".
3. Fügen Sie sie in Ihr CRM, Ihr Terminplanungstool oder Ihre Automatisierungsplattform ein, wo eine Webhook- oder HTTP-Request-URL erforderlich ist.
4. Legen Sie die Request-Methode auf POST fest.

Fügen Sie Ihren API-Schlüssel hinzu

1. Wählen Sie in Ihrem Tool für die Authentifizierung Basic Auth aus.
2. Geben Sie Ihre Aircall-API ID und Ihr API Token ein.
3. Klicken Sie in der Registerkarte Outbound Call Workflow auf API-Schlüssel anzeigen, um Ihre Zugangsdaten abzurufen.

Tipp: Wenn Ihre Kontakte in einer Tabellenkalkulation oder CSV-Datei gespeichert sind, verwenden Sie ein Tool wie Zapier oder Make.com, um jede Zeile in einen Webhook-Trigger umzuwandeln. Diese Tools können automatisch für jeden neuen Eintrag eine Anfrage senden, ohne dass Code erforderlich ist.

Schritt 4: Daten zum Trigger hinzufügen

Jeder ausgelöste Anruf sendet eine JSON-Nutzlast mit den erforderlichen Informationen an den Agenten.

Beispiel:

{
  "contact_phone": "+15551234567",
  "idempotency_key": "reminder-march-20-jane",
  "context": {
    "first_name": "Jane",
    "appointment_date": "March 20th at 2:00 PM"
  }
}

Felddefinitionen

• contact_phone: Die anzurufende Telefonnummer einschließlich Ländervorwahl (zum Beispiel +1 für die USA)
• idempotency_key: Eine eindeutige Kennung zur Vermeidung doppelter Anrufe, zum Beispiel eine Kontakt-ID in Kombination mit einem Datum
• context: Die Daten, die zum Ausfüllen von Platzhaltern in Ihrer ersten Nachricht verwendet werden

Zusätzlicher Parameter:

• Ablauf des Versuchs: Standard ist 1 Stunde, aktuell sind maximal 24 Stunden möglich.

Tipp: Technische Konfigurationsdetails finden Sie auf unserer Entwicklerseite.

Schritt 5: Ihren Agenten testen

Bevor Sie live gehen, testen Sie Ihre Einrichtung mit der integrierten Testfunktion.

1. Gehen Sie zur Detailseite des Agenten.
2. Klicken Sie im rechten Bereich auf Testanruf.
3. Wenn Ihre Nachricht Platzhalter enthält, füllen Sie diese aus, wenn Sie dazu aufgefordert werden.
4. Erlauben Sie den Mikrofonzugriff.
5. Sagen Sie „Hello“, um die Interaktion zu starten.
6. Klicken Sie auf die rote Auflegen-Schaltfläche, um den Anruf zu beenden.

Wenn alles passt, können Sie in die Produktion wechseln.

Nach der Aktivierung werden Anrufe in Ihrem System mit Status wie beantwortet, unbeantwortet oder Voicemail angezeigt. Metriken sind im Aircall Analytics Dashboard verfügbar.

Achtung: Lesen Sie den Artikel „Understanding your AI Voice Agent charges“, um die Gebühr für den Verbindungsaufbau zu verstehen, die auf Ausgehende Anrufe AI Voice Agent-Anrufversuche angewendet wird.

Checkliste vor dem Start

Bestätigen Sie vor dem ersten Live-Anruf Folgendes:

• Agent erstellt, wobei die Richtung auf Ausgehende Anrufe gesetzt ist
• Telefonnummer mit dem Agenten verbunden
• Erste Nachricht geschrieben und getestet, einschließlich aller Platzhalter
• Voicemail-Verhalten konfiguriert
• Gesprächsrichtlinien abgeschlossen
• Wissensdatenbank mit relevanten Informationen befüllt, falls zutreffend
• Webhook-URL zu Ihrem Tool hinzugefügt
• API-Anmeldedaten mit Basic Auth konfiguriert
• JSON-Textkörper mit erforderlichen Feldern und Kontextvariablen korrekt festgelegt
• Testanruf erfolgreich abgeschlossen und Verhalten validiert
• Wenn eine Eskalation an einen Menschen erforderlich ist: Anrufweiterleitungsregeln aktiviert und ein gültiges Weiterleitungsziel konfiguriert.

Gleichzeitige Limits und Ratenbegrenzung

Zum Schutz der Anrufqualität gelten für Ihr Konto die folgenden Limits beim Auslösen von Anrufen mit dem Ausgehende Anrufe AI Voice Agent.

Eingeschränkte Nummern für ausgehende Kontaktaufnahmen

Bestimmte Telefonnummern können nicht für automatisierte ausgehende Kontaktaufnahmen verwendet werden, einschließlich Ausgehende Anrufe AI Voice Agent. Aircall blockiert nicht geeignete Nummern automatisch, wenn Sie versuchen, sie mit einem Agenten zu verbinden.

Länderspezifische Einschränkungen

Hinweis: Eignungsregeln werden automatisch durchgesetzt. Wenn eine Nummer nicht verwendet werden kann, wird sie während der Einrichtung blockiert.

Tipp: Wenn Sie Unterstützung benötigen, wenden Sie sich an your Aircall Account manager, um Hilfe bei jedem Teil der Einrichtung zu erhalten.