Outbound Campaigns: Übersicht

Hinweis: Outbound Campaigns befindet sich derzeit in der Beta-Phase und ist für Kunden mit dem Professional-Abonnement ohne zusätzliche Kosten verfügbar. Einige Funktionen werden noch weiter verfeinert.

Mit Outbound Campaigns können Vertriebs- und Kundenerfolg-Teams koordinierte Kontaktaufnahmen in großem Umfang durchführen. Mehrere Agent(s) wählen gleichzeitig aus einer gemeinsamen Kontaktliste, Admins/Supervisors überwachen Fortschritt und Ergebnisse in Echtzeit, und jedes Ergebnis wird auf Kontaktebene nachverfolgt. In diesem Artikel wird erklärt, wie die Funktion funktioniert, wer sie nutzen kann und welche Kernkonzepte Sie vor dem Einstieg kennen sollten.

Hinweis: Outbound Campaigns ist nur auf Aircall Workspace Desktop und im Web verfügbar. Die Funktion wird weder in der Aircall Smartphone-App noch in CTI-Integrationen unterstützt.

Was sind Outbound Campaigns?

Outbound Campaigns ist eine strukturierte Wählfunktion, die mehrere Agent(s) koordiniert, die dieselbe Kontaktliste bearbeiten, ohne dass jemals zwei Agent(s) gleichzeitig denselben Kontakt anrufen.

Sie unterscheidet sich in drei wesentlichen Punkten von standardmäßigen ausgehenden Anrufen:

• Kontakte sind in einer Kampagne organisiert: einer benannten Liste mit zugewiesenen Agent(s), Anrufregeln und Ergebnislabels
• Das Wählen ist automatisiert: Das System stellt Kontakte in die Warteschlange und wechselt nach jedem Anruf zum nächsten
• Ergebnisse werden auf Kontaktebene nachverfolgt: Jedes Ergebnis wird dem Kontakt zugeordnet, wodurch Admins und Supervisors vollständige Transparenz über den Fortschritt erhalten

Kampagnen werden im Aircall Dashboard eingerichtet und verwaltet. Agent(s) wählen im Bereich Kampagnen in Aircall Workspace.

Für wen sind Outbound Campaigns gedacht?

Outbound Campaigns eignen sich am besten für Vertriebs- und Kundenerfolg-Teams, die koordinierte Kontaktaufnahmen mit mehreren Agent(s) durchführen und bei denen ein Admin oder Supervisor steuern muss, wer angerufen wird, Ergebnisse teamübergreifend nachverfolgen und auf Resultate reagieren muss.

Typische Anwendungsfälle sind:

• Nachfassen bei warmen Leads und Reaktivieren inaktiver Kontakte
• Die Pipeline mit strukturierten Follow-ups in Bewegung halten
• Zeitkritische Kontaktaufnahme zu einem bestimmten Zeitpunkt: Produkteinführungen, Verlängerungszeiträume, Quartalsendspurt
• Callback-Sequenzen nach Events: Webinar-Follow-ups, Callbacks nach Konferenzen

Wer kann Outbound Campaigns nutzen?

Outbound Campaigns ist im Professional-Abonnement verfügbar.

Wichtige Konzepte

Kampagne

Eine benannte Outreach-Initiative, die aus einer Kontaktliste, zugewiesenen Agent(s), einer Wählstrategie und einem Satz Ergebnislabels besteht. Eine Kampagne erfordert Folgendes, bevor sie gestartet werden kann:

• Einen Namen
• Mindestens einen Kontakt
• Mindestens ein Ergebnislabel
• Mindestens einen zugewiesenen Agent(s)

Kampagnenlebenszyklus

Jede Kampagne durchläuft die folgenden Status:

Kampagnenergebnisse

Ergebnislabels kennzeichnen das Resultat jedes Kontaktversuchs, zum Beispiel: Interessiert, Nicht interessiert, Neu terminieren, DNC. Sie werden pro Kampagne vom Admin oder Supervisor definiert, auf Kontaktebene nachverfolgt und unterscheiden sich von den standardmäßigen Aircall Tags, die weiterhin verfügbar sind und wie bisher funktionieren.

Ergebnisse werden auf zwei Arten angewendet:

• Manuell: Der Agent(s) wählt nach einem verbundenen Anruf ein Label aus.
• Automatisch: Das System wendet ein Label an, wenn ein Anruf unbeantwortet bleibt, an die Voicemail geht, übersprungen wird oder die Nummer als ungültig oder blockiert markiert ist.

Kampagnenzyklus

Jeder Kontakt hat einen Kampagnenzyklus: die Menge der für diesen Kontakt konfigurierten Anrufversuche. Der Zyklus läuft weiter, solange Versuche verbleiben und der Kontakt nicht erreicht wurde. Er endet, wenn die maximale Anzahl an Versuchen ausgeschöpft ist oder wenn der Agent(s) den Kontakt nach einem verbundenen Anruf abschließt.

Warteschlange für das Wählen

Wenn eine Kampagne läuft, weist das System verfügbare Kontakte automatisch verfügbaren Agent(s) zu. Jeder Kontakt wird während des Wählens gesperrt, sodass nicht zwei Agent(s) gleichzeitig dieselbe Person anrufen können.

Agent-Status: In Kampagne

Wenn ein Agent(s) eine Wählsitzung startet, ändert sich sein Status auf all seinen Geräten zu In Kampagne. Solange dieser Status aktiv ist, ist der Agent(s) für eingehende Anrufe nicht verfügbar.

Wie die beiden Rollen zusammenarbeiten

Admins und Supervisors erstellen die Kampagne, importieren Kontakte, konfigurieren die Wählstrategie und starten sie. Sobald die Kampagne live geht, erhalten Agent(s) eine Benachrichtigung in Aircall Workspace und können sofort mit dem Wählen beginnen.

• Informationen zur Einrichtung und Kampagnenverwaltung finden Sie unter Outbound Campaigns: Erstellen und Verwalten von Kampagnen.
• Informationen zum Wählerlebnis für Agent(s) finden Sie unter Outbound Campaigns: Eine Kampagne anwählen.

Compliance

Ausgehende Anrufe unterliegen Vorschriften, die je nach Land und Region unterschiedlich sind. Vor dem Start einer Kampagne stellen Sie sicher, dass Sie:

• bestätigt haben, dass Anrufe an Ihre Zielkontakte während Ihrer geplanten Zeiten zulässig sind. Das Starten und Pausieren von Kampagnen liegt in der Verantwortung des Admins oder Supervisors.
• Ihre Do-not-call-Listen (DNC) überprüft haben. Agent(s) können Kontakte nach einem Anruf mit Do-not-call-Ergebnislabels kennzeichnen, der Ausschluss aus zukünftigen Kampagnenlisten bleibt jedoch ein manueller Prozess.
• sichergestellt haben, dass Ihr Kontakt darüber informiert ist, dass er gegebenenfalls im Rahmen einer Kampagne kontaktiert werden kann, sofern dies nach lokalem Recht erforderlich ist. Die Einwilligungsverwaltung liegt in der Verantwortung Ihrer Organisation.
• die Eignung der Nummern überprüft haben. Nur Nummern, die den lokalen Vorschriften entsprechen, sind als ausgehende Anrufer-IDs verfügbar. Nicht konforme Nummern werden automatisch ausgeschlossen. Länderspezifische Einschränkungen können Sie in der folgenden Tabelle prüfen:

Hinweis: Wenn einem Agent(s) keine geeigneten Nummern zugewiesen sind, wird die Kampagne für diesen Agent(s) pausiert und er erhält eine Benachrichtigung. Er kann erst wählen, wenn ihm eine geeignete Nummer zugewiesen wurde.

Achtung: Aircall wendet die Filterung der Nummerneignung automatisch an. Alle anderen Compliance-Verpflichtungen (einschließlich Anrufzeiten, Dokumentation der Einwilligung und Verwaltung von Do Not Call-Listen) bleiben in der Verantwortung Ihrer Organisation. Prüfen Sie Ihre rechtlichen Verpflichtungen, bevor Sie Kampagnen in regulierten Märkten starten.

FAQs

Wie unterscheidet sich Outbound Campaigns von Power Dialer?

Outbound Campaigns und Power Dialer sind separate Funktionen für unterschiedliche Anwendungsfälle. Wenn Ihr Team derzeit Power Dialer verwendet, finden Sie hier den Vergleich der beiden:

Kann ich Kontakte aus Salesforce importieren?

Derzeit nicht. Statische HubSpot-Listen und CSV-Dateien sind die beiden unterstützten Importmethoden. Ein Salesforce-Import ist zurzeit nicht verfügbar.

Was passiert, wenn ein Kontakt zurückruft, nachdem er über eine Kampagne angewählt wurde?

Der Rückruf folgt dem standardmäßigen Routing für eingehende Anrufe für die verwendete Nummer. Die Kampagnenlogik gilt nicht für eingehende Anrufe.