Gestionar equipos en el panel de control de Aircall

La función Equipos te permite organizar, filtrar y agrupar agentes para que los clientes sean dirigidos a las personas adecuadas según el idioma, el rol, las habilidades o cualquier otro criterio. Puedes asignar equipos a números de teléfono, controlar cómo se distribuyen las llamadas y configurar colas y horas de trabajo.

Este artículo explica cómo los Administradores pueden crear y gestionar equipos en el Aircall Dashboard, añadir usuarios y conectar equipos a números.

Antes de empezar

• Debes ser un Administrador para crear y gestionar equipos.
• Los equipos pueden usarse para:
  • Agrupar agentes por idioma, ubicación, rol o habilidades
  • Añadir cobertura adicional a un número
  • Usar colas y opciones avanzadas de distribución de llamadas

Importante: Si tienes el plan Professional de Aircall, puedes crear tantos equipos como necesites.
Si tienes el plan Essentials o Starter AI, puedes crear un máximo de tres equipos.

No hay un número mínimo ni máximo de usuarios dentro de un mismo equipo. Un equipo puede estar formado por una persona o por toda tu plantilla.

Crear un nuevo equipo

Los Administradores de Aircall pueden crear y editar equipos desde el Aircall Dashboard.

Pasos:

1. Ve a Aircall Dashboard > Usuarios & Equipos & Equipos.
2. Haz clic en Crear equipo en el recuadro verde de la esquina superior derecha.
3. Elige un nombre para tu equipo.
4. Selecciona un emoji para distinguir visualmente tu equipo y confirma el nombre del equipo.
5. Haz clic en Crear.

Importante: No puedes crear dos equipos con el mismo nombre. Si intentas crear un equipo con un nombre que ya está en uso, verás un error y tendrás que elegir un nombre diferente.

Gestionar un equipo existente

Desde la página de Configuración del equipo puedes:

• Editar el nombre del equipo
• Actualizar el emoji
• Añadir o eliminar usuarios
• Eliminar el equipo

Pasos:

1. En la sección Equipos, haz clic en el equipo que quieres gestionar.
2. Ajusta el nombre o el emoji según sea necesario.
3. Usa el área de Miembros del equipo para añadir o eliminar usuarios.
4. Haz clic en Guardar si se te solicita, o confirma los cambios.

Si eliminas un equipo, sus usuarios seguirán activos, pero el equipo ya no aparecerá en las distribuciones de llamadas.

Añadir usuarios a un equipo

Una vez que el equipo exista, puedes añadirle agentes desde el Dashboard. Hay dos formas de añadir usuarios a un equipo.

Opción 1: Desde la lista de equipos

Pasos:

1. Ve a Aircall Dashboard > Usuarios & Equipos & Equipos.
2. Junto a un equipo, haz clic en + Añadir un usuario (si está disponible).
3. Busca el usuario que quieres añadir.
4. Haz clic en Añadir.

Opción 2: Desde la página de configuración del equipo

Pasos:

1. Ve a Aircall Dashboard > Usuarios & Equipos & Equipos.
2. Busca y selecciona el equipo que has creado.
3. En la sección Miembros del equipo, haz clic en Añadir usuario.
4. Busca los usuarios que quieres añadir al equipo.
5. Haz clic en Añadir.

Después de haber creado tu equipo y añadido usuarios, puedes asignar el equipo en la distribución de llamadas de cualquier número y establecer la regla de timbrado y el tiempo de cola para ese equipo.

Eliminar usuarios de un equipo

1. Ve a Aircall Dashboard > Usuarios & Equipos & Equipos.
2. Busca y selecciona el equipo que has creado y quieres modificar.
3. En la sección Miembros del equipo, localiza al usuario que quieres eliminar.
4. Haz clic en los tres puntos a la derecha del nombre del usuario y haz clic en  Eliminar usuario de un equipo.

Asignar un equipo a un número de teléfono

Para usar un equipo para llamadas entrantes, debes añadirlo a la distribución de llamadas de un número. En la pestaña Números del Aircall Dashboard, selecciona el número al que quieres asignar usuarios/equipos y ve a la sección Equipos y Usuarios.

Una vez hecho esto, ese equipo recibirá llamadas según las reglas que hayas configurado y el número estará listo para hacer y recibir llamadas usando ese equipo.

Para obtener más información sobre cómo asignar usuarios y equipos a números, consulta nuestro artículo Configuración de números: Integraciones y equipos y usuarios.

Preguntas frecuentes

¿Puedo seguir usando un sistema en cascada?

Sí. Puedes seguir usando un sistema en cascada incluyendo usuarios y equipos individuales juntos en tu distribución de llamadas. Los usuarios y los equipos se pueden alternar, y puedes definir el orden de timbrado con una sencilla función de arrastrar y soltar para personalizar el flujo.

¿Cómo gestiono la duración de mi cola?

Puedes elegir cuánto tiempo permanecen los clientes en el bucle de la cola para cada equipo. Las opciones de duración de la cola incluyen 20 segundos, 1, 3, 5, 10, 15 o 40 minutos, según las necesidades de tu empresa.

¿Cuáles son las diferentes opciones de distribución de llamadas para un equipo?

Aircall ofrece varias opciones de distribución para las llamadas a un equipo:

• Simultánea: Las llamadas suenan al mismo tiempo para todos los compañeros de equipo disponibles.
  Si se selecciona esta opción y tu cola dura 1 minuto, la llamada entrante sonará simultáneamente para todos los agentes disponibles durante 1 minuto.
• Distribución aleatoria: Las llamadas se distribuyen aleatoriamente entre los agentes disponibles.
  Con una cola de 1 minuto, una llamada entrante sonará aleatoriamente para un agente disponible y luego pasará al siguiente agente disponible si la llamada no es respondida.
• Mayor tiempo de inactividad: Las llamadas van primero al usuario que ha estado inactivo durante más tiempo.
  Con una cola de 1 minuto, una llamada entrante sonará para el agente con el mayor tiempo de inactividad y luego pasará al usuario con el segundo mayor tiempo de inactividad si es necesario.

Mi equipo trabaja en diferentes turnos. ¿Qué implicaciones tiene esto?

Puedes configurar las horas de trabajo del equipo para que un equipo solo reciba llamadas durante sus horarios programados mediante el widget regla de tiempo y Dirigir a. Los miembros del equipo también pueden configurar su disponibilidad directamente desde la aplicación Aircall Workspace; para ver las instrucciones, consulta Aircall Workspace: Configuración de la cuenta.

También puedes crear diferentes equipos o dividir un equipo más grande en equipos más pequeños para asegurarte de que todas las horas de servicio estén cubiertas. 

Para obtener más detalles sobre el enrutamiento de llamadas y cómo configurar mejor tu distribución de llamadas, consulta la sección dedicada en nuestro Centro de ayuda Enrutamiento y flujos de llamadas.

Para obtener consejos sobre cómo la función Equipos puede ayudar a limitar las devoluciones de llamadas durante las transferencias y reducir significativamente las tasas de llamadas perdidas, también puedes leer la entrada de blog relacionada.