La sección de Contactos externos en Aircall Workspace te permite ver, buscar y gestionar Contactos compartidos en toda tu organización.
Ver la lista de contactos
Pasos:
- Ve a la sección Contacts en el menú lateral izquierdo.
- Selecciona la pestaña Contacts para ver una lista de contactos externos en orden alfabético.
Los contactos se muestran de forma predeterminada, por lo que no necesitas realizar una búsqueda para verlos. Además, puedes buscar contactos por nombre, apellido, empresa o Número.
La lista de contactos muestra los siguientes detalles:
Nombre y apellido
Empresa
Número
Integraciones
Consejo: Desde la lista de contactos, puedes llamar rápidamente a un contacto, copiar su número o agregarlo al Power Dialer.
Ver los detalles del contacto
Haz clic en el nombre de un contacto para abrir su vista de detalles. Verás la misma información que en la lista, junto con contexto adicional sobre su disponibilidad.
Nota: El acceso a las opciones de edición y eliminación depende del rol del usuario. Solo los usuarios administradores pueden eliminar un contacto.
Ten cuidado al editar o eliminar contactos, ya que estas acciones pueden afectar las conversaciones en curso.
Crear un contacto
Puedes crear un nuevo contacto externo directamente desde la sección Contacts.
Pasos:
- Ve a la sección Contacts desde la barra lateral izquierda.
- Selecciona la pestaña Contacts.
-
Haz clic en + Add en la esquina superior derecha. Luego selecciona Create new contact.
- Completa los detalles del contacto en el formulario que se abre.
- Haz clic en Save para crear el contacto.
Nota: Los emojis no son compatibles en los campos de contacto y se eliminarán automáticamente al guardar. Los números de teléfono secundarios y las direcciones de correo electrónico están limitados a 20 entradas por contacto. El campo de notas admite hasta 30.000 caracteres.
Editar un contacto
Puedes editar cualquier contacto que tengas permiso para modificar. Solo los usuarios administradores pueden editar los contactos sincronizados mediante una integración de CRM. Para esos contactos, se recomienda realizar las ediciones directamente en el CRM conectado para mantener la coherencia de los datos.
Pasos:
- Ve a la sección Contacts desde la barra lateral izquierda.
- Busca el contacto que deseas editar usando la barra de búsqueda o recorriendo la lista.
- Haz clic en el contacto para abrir sus detalles.
-
Haz clic en Edit contact en la esquina superior derecha de la tarjeta del contacto.
- Actualiza los campos correspondientes y haz clic en Save.
Importante: Editar el número de teléfono principal de un contacto desvinculará el contacto de cualquier conversación asociada. Esas conversaciones seguirán siendo accesibles, pero ya no mostrarán el nombre del contacto.
Eliminar contactos individuales
Si necesitas eliminar un contacto específico de Aircall Workspace, puedes hacerlo directamente desde la sección Contacts.
Pasos:
Usa la barra de búsqueda para encontrar el contacto que deseas eliminar ingresando el nombre completo o una parte de este.
Selecciona el contacto de la lista para abrir su tarjeta de contacto.
-
Haz clic en los tres puntos y luego en la opción Delete contact del menú desplegable.
Tipos de gestión de contactos
| Tipo de contacto | Permisos de edición | Buenas prácticas | Impacto |
|---|---|---|---|
| Contacto de Aircall | Todos los campos se pueden editar | Gestionar directamente en Aircall Workspace | Si un contacto se elimina o se cambia su número principal, la conversación asociada permanece pero queda desvinculada |
| Contacto mediante sincronización de CRM | Las opciones de edición y eliminación solo están disponibles si el contacto existe como una copia de Aircall | Se recomienda editar o eliminar directamente en el CRM conectado (accesible mediante el enlace directo) | Garantiza la coherencia de los datos entre Aircall y tu CRM |
Contactos recientes en contactos externos
Qué son los contactos recientes
Contactos recientes es una sección dentro de la vista de contactos externos. Muestra los contactos utilizados recientemente para un acceso más rápido.
Aircall Workspace almacena hasta 20 contactos recientes. Cuando se agrega un nuevo contacto y se alcanza el límite, el contacto más antiguo se elimina automáticamente.
Cuándo aparece un contacto en contactos recientes
La lista de contactos recientes es dinámica y se actualiza según tu actividad. Normalmente, se agrega un contacto cuando:
Creas un nuevo contacto
Abres los detalles de un contacto existente
Recibes una llamada de un contacto guardado
Inicias una llamada a un contacto guardado
Envías un SMS a un contacto guardado
Qué hace que se borren los contactos recientes
En algunas situaciones, la lista de contactos recientes puede borrarse:
Cambiar de navegador: los contactos recientes no se transfieren entre navegadores porque cada navegador usa su propio almacenamiento local.
Borrar manualmente la caché del navegador: borrar la caché elimina los datos almacenados localmente, incluidos los contactos recientes.
Desinstalar y volver a instalar la aplicación de escritorio: volver a instalar la aplicación Aircall Workspace restablece la lista de contactos recientes.
Nota: Los contactos recientes se almacenan localmente y no se sincronizan entre navegadores o dispositivos.
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