La función de envío de mensajes del buzón de voz ayuda a los equipos que realizan un gran volumen de llamadas salientes. Como muchas llamadas llegan al buzón de voz, los agentes suelen dedicar bastante tiempo a dejar mensajes similares. El envío de mensajes del buzón de voz agiliza este flujo de trabajo al permitir que los agentes envíen un mensaje pregrabado con un solo clic después del tono.
Los agentes pueden crear mensajes grabándolos con su micrófono o subiendo un archivo MP3, y luego gestionarlos y enviarlos durante cualquier llamada saliente estándar o llamadas con Power Dialer.
Los usuarios pueden:
- Crear mensajes del buzón de voz grabando o subiendo un MP3
Gestionar grabaciones escuchándolas, eliminándolas, renombrándolas o estableciendo una como predeterminada
Enviar un mensaje del buzón de voz después del tono
Ver el historial de envíos y aplicar filtros
Cómo acceder al envío de mensajes del buzón de voz
El envío de mensajes del buzón de voz está disponible en el plan Aircall Professional.
Es compatible con las aplicaciones de escritorio y web de Aircall Workspace. La compatibilidad con iOS y Android se añadirá próximamente.
Aparece un botón de envío de mensajes del buzón de voz en la vista de detalles de la llamada cuando se ha configurado al menos un mensaje en los ajustes de llamada. Los usuarios pueden enviar un mensaje en cuanto lleguen a un contestador automático y escuchen el tono.
Cómo configurar mensajes de envío de mensajes del buzón de voz
Debe configurarse al menos un mensaje en ajustes de llamada antes de poder usar el envío de mensajes del buzón de voz. Los mensajes son personales de cada usuario y no pueden ser accesibles para otros miembros de la organización.
Para añadir o editar mensajes, haz clic en tu nombre en la esquina inferior izquierda de Aircall Workspace, selecciona Configuración y luego abre la sección Envío de mensajes del buzón de voz en Ajustes de llamada. Haz clic en Añadir un mensaje para elegir cómo crear tu mensaje: puedes grabarlo con tu micrófono o subir un archivo MP3.
Limitaciones y consejos
Antes de grabar, ten en cuenta lo siguiente:
Solo se admiten llamadas salientes
Se pueden grabar hasta 10 mensajes por usuario (sumando mensajes grabados y subidos)
Cada mensaje puede durar hasta 180 segundos
Los archivos subidos deben estar en formato .mp3 y no superar los 10 MB
Los nombres de los mensajes deben ser únicos y no pueden superar los 48 caracteres
Nota: Algunos contestadores automáticos limitan la duración del buzón de voz. Mantén los mensajes cortos para garantizar que se entreguen correctamente.
Grabar un mensaje de envío de mensajes del buzón de voz
Tu primera grabación se convierte en el mensaje predeterminado. Puedes cambiar el predeterminado en cualquier momento. Durante una llamada, se puede seleccionar cualquier mensaje guardado si el predeterminado no es adecuado.
Pasos:
Abre la vista de configuración de Envío de mensajes del buzón de voz.
Haz clic en Añadir un mensaje y luego selecciona Grabar un mensaje.
Introduce un nombre de hasta 48 caracteres.
Haz clic en Grabar. Aparece una cuenta atrás de tres segundos antes de que comience la grabación.
Graba tu mensaje. Tienes un límite de tres minutos. La grabación se detiene automáticamente si superas el límite.
Escucha la grabación para confirmar la calidad.
Haz clic en Volver a grabar si necesitas grabarla de nuevo.
Haz clic en Guardar para almacenar el mensaje.
Importante: Verifica la configuración y los permisos de tu micrófono antes de comenzar una grabación.
Subir un archivo MP3 como mensaje de envío de mensajes del buzón de voz
En lugar de grabar, puedes subir un archivo MP3 preproducido como mensaje de envío de mensajes del buzón de voz. Esto resulta útil si tu equipo proporciona archivos de audio estandarizados o si prefieres preparar los mensajes fuera de Aircall.
Pasos:
- Abre la vista de configuración de Envío de mensajes del buzón de voz.
- Haz clic en Añadir un mensaje y luego selecciona Subir un archivo.
- Introduce un nombre para el mensaje en el campo Nombre del buzón de voz (máx. 48 caracteres).
- Sube tu archivo usando uno de los siguientes métodos:
- Arrastra tu archivo .mp3 a la zona de carga y suéltalo.
- Haz clic dentro de la zona de carga para buscar y seleccionar un archivo desde tu dispositivo.
- Si quieres que este mensaje sea tu predeterminado de un clic, activa el interruptor Establecer como predeterminado.
- Haz clic en Guardar mensaje para confirmar o en Cancelar para descartarlo.
Importante: Los archivos deben estar en formato .mp3, no superar los 10 MB ni durar más de 3 minutos. Las cargas que no cumplan estos requisitos serán rechazadas.
Gestionar mensajes existentes de envío de mensajes del buzón de voz
Haz clic en el icono de edición de cualquier mensaje guardado para gestionarlo. Puedes:
Escuchar la grabación
Renombrar el mensaje
Establecer como predeterminado para convertirlo en la opción de un clic
Eliminar el mensaje de forma permanente
Enviar un mensaje del buzón de voz
El momento es fundamental. Espera siempre al tono del buzón de voz antes de hacer clic en el botón de envío de mensajes del buzón de voz.
Importante: Hacer clic en el botón antes del tono puede provocar que el mensaje quede incompleto o no se entregue.
Enviar el mensaje predeterminado
Pasos:
Llega al buzón de voz del contacto.
Espera el tono.
Haz clic en Envío de mensajes del buzón de voz.
La llamada finaliza automáticamente y una notificación confirma que el envío se realizó correctamente.
En los detalles de la llamada verás que se envió un mensaje del buzón de voz.
Enviar un mensaje desde la lista
Si tienes varios mensajes:
Pasos:
Llega al buzón de voz del contacto.
Espera el tono.
Haz clic en la flecha desplegable junto al botón principal de envío de mensajes del buzón de voz.
Selecciona el mensaje que quieras usar.
La llamada finaliza automáticamente y aparece una notificación de éxito.
Los detalles de la llamada indicarán que se envió un mensaje del buzón de voz.
Ver el historial y aplicar filtros
En la bandeja de entrada, las llamadas salientes que incluyen un envío de mensajes del buzón de voz muestran un icono de envío de mensajes del buzón de voz tanto en las páginas Conversaciones como Llamadas.
Para buscar más rápido, puedes filtrar por Tipos de llamada > Mensaje del buzón de voz enviado en la página Llamadas para mostrar solo las llamadas en las que se envió un mensaje del buzón de voz.
Errores
En ocasiones pueden producirse errores:
Durante la grabación: no se pudo guardar el mensaje
Durante la eliminación: no se pudo eliminar el mensaje
Durante la modificación (renombrar o establecer como predeterminado): no se pudo actualizar el mensaje
Durante el envío: no se pudo enviar el mensaje
Si encuentras un error, vuelve a intentarlo más tarde. Si el problema persiste, ponte en contacto con el Equipo de soporte de Aircall.
Preguntas frecuentes (FAQ)
¿Qué sucede si la persona a la que llamo responde pero hago clic accidentalmente en el botón de envío de mensajes del buzón de voz?
La llamada finaliza de inmediato de tu lado. La persona a la que llamaste permanece en línea y escucha la grabación del buzón de voz. Cuando la grabación termina, la llamada finaliza para esa persona. No se deja ningún mensaje de buzón de voz.
¿Puedo enviar un mensaje del buzón de voz si la llamada se transfiere en caliente?
No.
¿Puedo enviar un mensaje del buzón de voz durante una llamada interna?
No.
¿Qué sucede si hago clic en el botón de envío de mensajes del buzón de voz antes del tono?
Es posible que el destinatario no reciba la grabación o que reciba un mensaje incompleto.
¿Qué sucede si hablo después del tono y luego hago clic en el botón de envío de mensajes del buzón de voz?
Tu contacto escuchará tanto tu mensaje hablado como el mensaje pregrabado.
¿Qué sucede si espero demasiado después del tono antes de hacer clic en el botón de envío de mensajes del buzón de voz?
Es posible que el mensaje no se transmita. El sistema puede interpretar la demora como silencio, lo que puede hacer que la llamada se desconecte del lado del destinatario mientras tú permaneces conectado.
¿Puedo usar un archivo MP3 que grabé fuera de Aircall?
Sí. Se puede subir cualquier archivo .mp3 de hasta 10 MB y de no más de 3 minutos como mensaje de envío de mensajes del buzón de voz.
¿Puedo solicitar que se desactive el envío de mensajes del buzón de voz para mi cuenta?
Sí. Un administrador puede solicitarlo enviando un ticket al soporte.
¿Por qué no puedo escuchar mi mensaje de Voicemail Drop cuando reproduzco la grabación de una llamada en el Dashboard de Aircall?
Si dejas un mensaje de Voicemail Drop en el buzón de voz de un contacto, la grabación de la llamada en el Dashboard de Aircall no reproducirá el audio de Voicemail Drop. Cuando escuches posteriormente esa llamada desde el Dashboard, no oirás la grabación de Voicemail Drop en sí.
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