La section External Contacts dans Aircall Workspace vous permet d’afficher, de rechercher et de gérer les contacts partagés dans toute votre organisation.
Afficher la liste des contacts
Étapes :
- Accédez à la section Contacts dans le menu latéral gauche.
- Sélectionnez l’onglet Contacts pour voir une liste des contacts externes par ordre alphabétique.
Les contacts s’affichent par défaut, vous n’avez donc pas besoin d’effectuer une recherche pour les voir. De plus, vous pouvez rechercher des contacts par prénom, nom, entreprise ou numéro.
La liste des contacts affiche les informations suivantes :
Prénom et nom
Entreprise
numéro
intégrations
Conseil: Depuis la liste des contacts, vous pouvez rapidement appeler un contact, copier son numéro ou l’ajouter au Power Dialer.
Afficher les détails du contact
Cliquez sur le nom d’un contact pour ouvrir l’affichage de ses détails. Vous verrez les mêmes informations que dans la liste, ainsi qu’un contexte supplémentaire sur sa disponibilité.
Remarque: L’accès aux options de modification et de suppression dépend du rôle de l’utilisateur. Seuls les utilisateurs administrateurs peuvent supprimer un contact.
Soyez prudent lorsque vous modifiez ou supprimez des contacts, car ces actions peuvent avoir un impact sur les conversations en cours.
Créer un contact
Vous pouvez créer un nouveau contact externe directement depuis la section Contacts.
Étapes :
- Accédez à la section Contacts depuis la barre latérale gauche.
- Sélectionnez l’onglet Contacts.
-
Cliquez sur + Add dans le coin supérieur droit. Sélectionnez ensuite Create new contact.
- Remplissez les détails du contact dans le formulaire qui s’ouvre.
- Cliquez sur Save pour créer le contact.
Remarque: Les emojis ne sont pas pris en charge dans les champs de contact et seront automatiquement supprimés lors de l’enregistrement. Les numéros de téléphone secondaires et les adresses e-mail sont limités à 20 entrées par contact. Le champ des notes prend en charge jusqu’à 30 0 caractères.
Modifier un contact
Vous pouvez modifier n’importe quel contact que vous êtes autorisé à modifier. Seuls les utilisateurs administrateurs peuvent modifier les contacts synchronisés via une intégration CRM. Pour ces contacts, il est recommandé d’effectuer les modifications directement dans le CRM connecté afin de maintenir la cohérence des données.
Étapes :
- Accédez à la section Contacts depuis la barre latérale gauche.
- Trouvez le contact que vous souhaitez modifier à l’aide de la barre de recherche ou en parcourant la liste.
- Cliquez sur le contact pour ouvrir ses détails.
-
Cliquez sur Edit contact dans le coin supérieur droit de la fiche contact.
- Mettez à jour les champs concernés et cliquez sur Save.
Important: La modification du numéro de téléphone principal d’un contact dissociera le contact de toutes les conversations associées. Ces conversations resteront accessibles, mais n’afficheront plus le nom du contact.
Supprimer des contacts individuels
Si vous avez besoin de supprimer un contact spécifique d’Aircall Workspace, vous pouvez le faire directement depuis la section Contacts.
Étapes :
Utilisez la barre de recherche pour trouver le contact que vous souhaitez supprimer en saisissant son nom complet ou une partie de celui-ci.
Sélectionnez le contact dans la liste pour ouvrir sa fiche contact.
-
Cliquez sur les trois points, puis sur l’option Delete contact dans le menu déroulant.
Types de gestion des contacts
| Type de contact | Autorisations de modification | Bonne pratique | Impact |
|---|---|---|---|
| Contact Aircall | Tous les champs sont modifiables | Gérer directement dans Aircall Workspace | Si un contact est supprimé ou si son numéro principal est modifié, la conversation associée reste présente mais n'est plus liée |
| Contact via la synchronisation CRM | Les options de modification et de suppression sont disponibles uniquement si le contact existe en tant que copie Aircall | Il est recommandé de modifier ou de supprimer directement dans le CRM connecté (accessible via le lien direct) | Garantit la cohérence des données entre Aircall et votre CRM |
Contacts récents dans les contacts externes
Que sont les contacts récents
Contacts récents est une section de l'affichage des contacts externes. Elle affiche les contacts récemment utilisés pour un accès plus rapide.
Aircall Workspace stocke jusqu'à 20 contacts récents. Lorsqu'un nouveau contact est ajouté et que la limite est atteinte, le contact le plus ancien est automatiquement supprimé.
Quand un contact apparaît dans les contacts récents
La liste des contacts récents est dynamique et se met à jour en fonction de votre activité. Un contact est généralement ajouté lorsque vous :
Créez un nouveau contact
Ouvrez les détails d'un contact existant
Recevez un appel d'un contact enregistré
Lancez un appel vers un contact enregistré
Envoyez un SMS à un contact enregistré
Qu'est-ce qui entraîne l'effacement des contacts récents
Dans certaines situations, la liste des contacts récents peut être effacée :
Changement de navigateur : Les contacts récents ne sont pas transférés d'un navigateur à l'autre, car chaque navigateur utilise son propre stockage local.
Suppression manuelle du cache du navigateur : Vider le cache supprime les données stockées localement, y compris les contacts récents.
Désinstallation et réinstallation de l'application de bureau : La réinstallation de l'application Aircall Workspace réinitialise la liste des contacts récents.
Remarque: Les contacts récents sont stockés localement et ne sont pas synchronisés entre les navigateurs ou les appareils.
Statut Aircall
Problèmes d'authentification