La fonctionnalité Voicemail Drop aide les équipes qui passent un volume élevé d'appels sortants. Comme de nombreux appels aboutissent sur un message vocal, les agents passent souvent beaucoup de temps à laisser des messages similaires. Voicemail Drop fluidifie ce flux de travail en permettant aux agents d'envoyer un message préenregistré en un seul clic après le bip.
Les agents peuvent créer des messages en les enregistrant avec leur microphone ou en téléchargeant un fichier MP3, puis les gérer et les envoyer pendant n'importe quel appel sortant standard ou lors d'appels avec le Power Dialer.
Les utilisateurs peuvent :
- Créer des messages Voicemail Drop par enregistrement ou téléchargement MP3
Gérer les enregistrements en les écoutant, supprimant, renommant ou en définissant un message par défaut
Envoyer un Voicemail Drop après le bip
Afficher l'historique des envois et appliquer des filtres
Comment accéder à Voicemail Drop
Voicemail Drop est disponible avec le forfait Aircall Professional.
Cette fonctionnalité est prise en charge sur les applications de bureau et web Aircall Workspace. La prise en charge d'iOS et d'Android sera ajoutée prochainement.
Un bouton Voicemail Drop apparaît dans la vue des détails de l'appel lorsqu'au moins un message Voicemail Drop a été configuré dans les préférences d'appel. Les utilisateurs peuvent envoyer un message dès qu'ils tombent sur un répondeur et entendent le bip.
Comment configurer des messages Voicemail Drop
Au moins un message doit être configuré dans les préférences d'appel avant de pouvoir utiliser Voicemail Drop. Les messages sont personnels à chaque utilisateur et ne peuvent pas être consultés par les autres membres de l'organisation.
Pour ajouter ou modifier des messages, cliquez sur votre nom dans le coin inférieur gauche d'Aircall Workspace, sélectionnez Réglages, puis ouvrez la section Voicemail Drop sous Préférences d'appel. Cliquez sur Ajouter un message pour choisir comment créer votre message : vous pouvez l'enregistrer avec votre microphone ou télécharger un fichier MP3.
Limites et conseils
Avant d'enregistrer, gardez à l'esprit que :
Seuls les appels sortants sont pris en charge
Jusqu'à 10 messages peuvent être enregistrés par utilisateur (enregistrements et messages téléchargés confondus)
Chaque message peut durer jusqu'à 180 secondes
Les fichiers téléchargés doivent être au format .mp3 et ne pas dépasser 10 Mo
Les noms des messages doivent être uniques et ne peuvent pas dépasser 48 caractères
Remarque: Certains répondeurs limitent la durée des messages vocaux. Gardez les messages courts pour garantir leur bonne livraison.
Enregistrer un message Voicemail Drop
Votre premier enregistrement devient le message par défaut. Vous pouvez modifier ce choix à tout moment. Pendant un appel, n'importe quel message enregistré peut être sélectionné si le message par défaut n'est pas adapté.
Étapes :
Ouvrez la vue des réglages Voicemail Drop.
Cliquez sur Ajouter un message, puis sélectionnez Enregistrer un message.
Saisissez un nom de 48 caractères maximum.
Cliquez sur Enregistrer. Un compte à rebours de trois secondes apparaît avant le début de l'enregistrement.
Enregistrez votre message. Vous disposez d'une limite de trois minutes. L'enregistrement s'arrête automatiquement si vous dépassez cette limite.
Écoutez l'enregistrement pour en confirmer la qualité.
Cliquez sur Refaire si vous devez réenregistrer.
Cliquez sur Enregistrer pour sauvegarder le message.
Important: Vérifiez la configuration et les autorisations de votre microphone avant de commencer un enregistrement.
Télécharger un fichier MP3 comme message Voicemail Drop
Au lieu d'enregistrer un message, vous pouvez télécharger un fichier MP3 préproduit comme message Voicemail Drop. Cela est utile si votre équipe fournit des fichiers audio standardisés ou si vous préférez préparer les messages en dehors d'Aircall.
Étapes :
- Ouvrez la vue des réglages Voicemail Drop.
- Cliquez sur Ajouter un message, puis sélectionnez Télécharger un fichier.
- Saisissez un nom pour le message dans le champ Nom du message vocal (48 caractères maximum).
- Téléchargez votre fichier à l'aide de l'une des méthodes suivantes :
- Faites glisser votre fichier .mp3 dans la zone de téléchargement et déposez-le.
- Cliquez dans la zone de téléchargement pour parcourir et sélectionner un fichier depuis votre appareil.
- Si vous souhaitez que ce message soit votre valeur par défaut en un clic, activez le bouton Définir par défaut.
- Cliquez sur Enregistrer le message pour confirmer, ou sur Annuler pour abandonner.
Important: Les fichiers doivent être au format .mp3, ne pas dépasser 10 Mo et ne pas durer plus de 3 minutes. Les téléchargements qui ne respectent pas ces exigences seront rejetés.
Gérer les messages Voicemail Drop existants
Cliquez sur l'icône de modification de n'importe quel message enregistré pour le gérer. Vous pouvez :
Écouter l'enregistrement
Renommer le message
Définir par défaut pour en faire l'option en un clic
Supprimer définitivement le message
Déposer un message vocal
Le timing est essentiel. Attendez toujours le bip du message vocal avant de cliquer sur le bouton Voicemail Drop.
Important: Cliquer sur le bouton avant le bip peut entraîner un message incomplet ou non délivré.
Envoyer le message par défaut
Étapes :
Accédez au message vocal du contact.
Attendez le bip.
Cliquez sur Voicemail Drop.
L'appel se termine automatiquement et une notification confirme l'envoi réussi.
Dans les détails de l'appel, vous verrez qu'un message vocal a été déposé.
Envoyer un message depuis la liste
Si vous avez plusieurs messages :
Étapes :
Accédez au message vocal du contact.
Attendez le bip.
Cliquez sur la flèche du menu déroulant à côté du bouton principal Voicemail Drop.
Sélectionnez le message que vous souhaitez utiliser.
L'appel se termine automatiquement et une notification de réussite apparaît.
Les détails de l'appel indiqueront qu'un message vocal a été déposé.
Afficher l'historique et appliquer des filtres
Dans la boîte de réception, les appels sortants incluant un Voicemail Drop affichent une icône Voicemail Drop à la fois dans les pages conversations et Appels.
Pour une recherche plus rapide, vous pouvez filtrer par Types d'appels > Message vocal envoyé dans la page Appels pour n'afficher que les appels pour lesquels un message vocal a été déposé.
Erreurs
Des erreurs peuvent occasionnellement survenir :
Pendant l'enregistrement : le message n'a pas pu être enregistré
Pendant la suppression : le message n'a pas pu être supprimé
Pendant la modification (renommage ou définition par défaut) : le message n'a pas pu être mis à jour
Pendant l'envoi : le message n'a pas pu être envoyé
Si vous rencontrez une erreur, réessayez plus tard. Si le problème persiste, contactez l'équipe support Aircall.
Questions fréquentes (FAQ)
Que se passe-t-il si la personne que j'appelle répond mais que je clique accidentellement sur le bouton Voicemail Drop ?
L'appel se termine immédiatement de votre côté. La personne appelée reste en ligne et entend l'enregistrement du message vocal. Une fois l'enregistrement terminé, l'appel prend fin pour elle. Aucun message vocal n'est laissé.
Puis-je déposer un message vocal si l'appel fait l'objet d'un transfert d’appel avec accompagnement ?
Non.
Puis-je déposer un message vocal pendant un appel interne ?
Non.
Que se passe-t-il si je clique sur le bouton Voicemail Drop avant le bip ?
Votre destinataire peut ne pas recevoir l'enregistrement ou recevoir un message incomplet.
Que se passe-t-il si je parle après le bip puis que je clique sur le bouton Voicemail Drop ?
Votre contact entendra à la fois votre message parlé et le message préenregistré.
Que se passe-t-il si j'attends trop longtemps après le bip avant de cliquer sur le bouton Voicemail Drop ?
Le message peut ne pas être transmis. Le système peut interpréter le délai comme du silence, ce qui peut provoquer la déconnexion de l'appel du côté du destinataire alors que vous restez connecté.
Puis-je utiliser un fichier MP3 que j'ai enregistré en dehors d'Aircall ?
Oui. Tout fichier .mp3 jusqu'à 10 Mo et ne dépassant pas 3 minutes peut être téléchargé comme message Voicemail Drop.
Puis-je demander la désactivation de Voicemail Drop pour mon compte ?
Oui. Un administrateur peut en faire la demande en envoyant un ticket au support.
Pourquoi ne puis-je pas entendre mon message Voicemail Drop lorsque je lis un enregistrement d'appel dans le Dashboard Aircall ?
Si vous laissez un message Voicemail Drop sur la messagerie vocale d'un contact, l'enregistrement d'appel dans le Dashboard Aircall ne lira pas l'audio du Voicemail Drop. Lorsque vous réécoutez ensuite cet appel depuis le Dashboard, vous n'entendrez pas l'enregistrement Voicemail Drop lui-même.
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