Centre d'aide Aircall | Canal WhatsApp du Helpdesk HubSpot

Aircall s’intègre désormais à HubSpot Helpdesk en tant que canal WhatsApp, permettant aux entreprises de gérer la communication WhatsApp bidirectionnelle directement depuis HubSpot. Avec cette configuration, les messages WhatsApp peuvent automatiquement créer et mettre à jour des tickets Helpdesk, et les réponses peuvent être envoyées facilement depuis HubSpot..

Fonctionnalités clés

Activer Aircall WhatsApp comme canal personnalisé dans HubSpot Helpdesk
Connecter des numéros Aircall WhatsApp comme canaux SMS Helpdesk
Créer automatiquement des tickets Helpdesk lorsque des messages WhatsApp entrants sont reçus
Consigner les conversations WhatsApp dans la vue du ticket Helpdesk
Répondre aux messages WhatsApp directement depuis les tickets Helpdesk
Afficher les numéros connectés dans le tableau de bord des intégrations Aircall
Empêcher la création de tickets basée sur Aircall pour les numéros attribués à WhatsApp Helpdesk

Configuration et paramétrage

Connecter un canal Aircall WhatsApp à Helpdesk

Étapes

Dans HubSpot, accédez à Réglages > Help Desk > Channels.
Cliquez sur Connect a channel, puis sélectionnez Connect a new channel.
Choisissez WhatsApp with Aircall, puis cliquez sur Continue with WhatsApp with Aircall.
Une fenêtre pop-up s’ouvrira avec le tableau de bord Aircall. Sélectionnez un numéro compatible avec WhatsApp dans votre compte Aircall.

Seuls les numéros remplissant toutes les conditions suivantes seront affichés :
- Le numéro est compatible avec WhatsApp.
- L’entreprise est compatible avec WhatsApp.
- Les autorisations de portée de conversation sont accordées.
- Le numéro est connecté à l’intégration HubSpot.
- Le paramètre Helpdesk est activé dans les paramètres d’intégration du tableau de bord Aircall.
Sélectionnez un numéro à connecter (un seul numéro peut être choisi par compte de canal).
Confirmez votre sélection. HubSpot activera le numéro comme canal WhatsApp Helpdesk et vous redirigera automatiquement vers HubSpot. En cas d’erreur, elle s’affichera sur la page.

Erreurs de connexion courantes

Jeton de compte introuvable : Se produit si la page reste inactive trop longtemps, ce qui entraîne l’expiration du jeton de compte.
Erreur : le numéro existe déjà : Le numéro est déjà connecté à un autre compte.
Même jeton créé par un autre utilisateur : Si deux utilisateurs du même compte HubSpot tentent d’ajouter des canaux séparés simultanément, le deuxième utilisateur verra cette erreur, car le jeton a déjà été généré par le premier utilisateur.

Gestion des numéros connectés

Tous les numéros connectés sont affichés dans le tableau de bord d’intégration Aircall, avec les connexions d’appels, de SMS et de WhatsApp.

Flux de travail de création de tickets et de messagerie

Messages entrants et création de tickets

Lorsqu’un message WhatsApp est reçu sur un numéro connecté, un nouveau ticket Helpdesk est créé.
Tous les messages supplémentaires provenant du même numéro dans les 24 heures sont ajoutés au ticket existant.
Les messages reçus après 24 heures d’inactivité créent un nouveau ticket (géré par HubSpot).

Répondre aux messages depuis Helpdesk

Étapes

Ouvrez le ticket Helpdesk.
Dans la liste déroulante Channel, sélectionnez le canal Aircall WhatsApp.
Saisissez votre réponse dans l’éditeur et envoyez-la.
La réponse est consignée à la fois dans le ticket Helpdesk et dans la fiche contact associée.

Mises à jour du tableau de bord

Le tableau de bord des paramètres d’intégration inclut désormais une colonne indiquant si un numéro est activé pour les Appels, les SMS, WhatsApp, ou les trois.

Les règles de création de tickets Helpdesk dans HubSpot remplacent le système de ticketing natif d’Aircall pour les numéros compatibles avec WhatsApp.
Si une nouvelle authentification est requise (pour une portée mise à jour), une bannière s’affichera.

Limitations

Seuls les messages en texte brut sont pris en charge.
Les MMS et/ou les pièces jointes ne sont actuellement pas pris en charge pour les messages sortants.
Les tickets ne sont pas associés aux engagements.
Les messages personnalisés ne peuvent être envoyés que pendant la fenêtre de service client de 24 heures de WhatsApp :
Lorsqu'un client répond à un message, ou envoie un message à un agent, une fenêtre de 24 heures s'ouvre (ou est réinitialisée), ce qui permet à l'agent de poursuivre la conversation avec un nombre illimité de messages personnalisés pendant 24 heures.
Les utilisateurs ne peuvent pas envoyer de messages modèles lorsqu'ils utilisent le canal WhatsApp du Helpdesk HubSpot.
Du côté d'Aircall, l'entreprise sera envoyée à HubSpot en tant qu'expéditeur. Cependant, le Helpdesk n'associe pas cette entreprise au ticket, ce qui signifie que les tickets SMS du Helpdesk ne sont pas liés à l'entreprise.
Du côté d'Aircall, le contact sera envoyé à HubSpot en tant qu'expéditeur. Cependant, HubSpot associera le ticket à ce contact. Si un contact est nouvellement créé, HubSpot peut ne pas associer le ticket SMS du Helpdesk à ce contact. De plus, si les informations du contact (c.-à-d. le numéro de téléphone) sont mises à jour après l'association, l'association du ticket ne changera pas.

Fonctionnalités clés

Activer Aircall WhatsApp comme canal personnalisé dans HubSpot Helpdesk
Connecter des numéros Aircall WhatsApp comme canaux SMS Helpdesk
Créer automatiquement des tickets Helpdesk lorsque des messages WhatsApp entrants sont reçus
Consigner les conversations WhatsApp dans la vue du ticket Helpdesk
Répondre aux messages WhatsApp directement depuis les tickets Helpdesk
Afficher les numéros connectés dans le tableau de bord des intégrations Aircall
Empêcher la création de tickets basée sur Aircall pour les numéros attribués à WhatsApp Helpdesk

Configuration et paramétrage

Connecter un canal Aircall WhatsApp à Helpdesk

Étapes

Dans HubSpot, accédez à Réglages > Help Desk > Channels.
Cliquez sur Connect a channel, puis sélectionnez Connect a new channel.
Choisissez WhatsApp with Aircall, puis cliquez sur Continue with WhatsApp with Aircall.
Une fenêtre pop-up s’ouvrira avec le tableau de bord Aircall. Sélectionnez un numéro compatible avec WhatsApp dans votre compte Aircall.

Seuls les numéros remplissant toutes les conditions suivantes seront affichés :
- Le numéro est compatible avec WhatsApp.
- L’entreprise est compatible avec WhatsApp.
- Les autorisations de portée de conversation sont accordées.
- Le numéro est connecté à l’intégration HubSpot.
- Le paramètre Helpdesk est activé dans les paramètres d’intégration du tableau de bord Aircall.
Sélectionnez un numéro à connecter (un seul numéro peut être choisi par compte de canal).
Confirmez votre sélection. HubSpot activera le numéro comme canal WhatsApp Helpdesk et vous redirigera automatiquement vers HubSpot. En cas d’erreur, elle s’affichera sur la page.

Erreurs de connexion courantes

Jeton de compte introuvable : Se produit si la page reste inactive trop longtemps, ce qui entraîne l’expiration du jeton de compte.
Erreur : le numéro existe déjà : Le numéro est déjà connecté à un autre compte.
Même jeton créé par un autre utilisateur : Si deux utilisateurs du même compte HubSpot tentent d’ajouter des canaux séparés simultanément, le deuxième utilisateur verra cette erreur, car le jeton a déjà été généré par le premier utilisateur.

Gestion des numéros connectés

Tous les numéros connectés sont affichés dans le tableau de bord d’intégration Aircall, avec les connexions d’appels, de SMS et de WhatsApp.

Flux de travail de création de tickets et de messagerie

Messages entrants et création de tickets

Lorsqu’un message WhatsApp est reçu sur un numéro connecté, un nouveau ticket Helpdesk est créé.
Tous les messages supplémentaires provenant du même numéro dans les 24 heures sont ajoutés au ticket existant.
Les messages reçus après 24 heures d’inactivité créent un nouveau ticket (géré par HubSpot).

Répondre aux messages depuis Helpdesk

Étapes

Ouvrez le ticket Helpdesk.
Dans la liste déroulante Channel, sélectionnez le canal Aircall WhatsApp.
Saisissez votre réponse dans l’éditeur et envoyez-la.
La réponse est consignée à la fois dans le ticket Helpdesk et dans la fiche contact associée.

Mises à jour du tableau de bord

Le tableau de bord des paramètres d’intégration inclut désormais une colonne indiquant si un numéro est activé pour les Appels, les SMS, WhatsApp, ou les trois.

Les règles de création de tickets Helpdesk dans HubSpot remplacent le système de ticketing natif d’Aircall pour les numéros compatibles avec WhatsApp.
Si une nouvelle authentification est requise (pour une portée mise à jour), une bannière s’affichera.

Limitations

Seuls les messages en texte brut sont pris en charge.
Les MMS et/ou les pièces jointes ne sont actuellement pas pris en charge pour les messages sortants.
Les tickets ne sont pas associés aux engagements.
Les messages personnalisés ne peuvent être envoyés que pendant la fenêtre de service client de 24 heures de WhatsApp :
Lorsqu'un client répond à un message, ou envoie un message à un agent, une fenêtre de 24 heures s'ouvre (ou est réinitialisée), ce qui permet à l'agent de poursuivre la conversation avec un nombre illimité de messages personnalisés pendant 24 heures.
Les utilisateurs ne peuvent pas envoyer de messages modèles lorsqu'ils utilisent le canal WhatsApp du Helpdesk HubSpot.
Du côté d'Aircall, l'entreprise sera envoyée à HubSpot en tant qu'expéditeur. Cependant, le Helpdesk n'associe pas cette entreprise au ticket, ce qui signifie que les tickets SMS du Helpdesk ne sont pas liés à l'entreprise.
Du côté d'Aircall, le contact sera envoyé à HubSpot en tant qu'expéditeur. Cependant, HubSpot associera le ticket à ce contact. Si un contact est nouvellement créé, HubSpot peut ne pas associer le ticket SMS du Helpdesk à ce contact. De plus, si les informations du contact (c.-à-d. le numéro de téléphone) sont mises à jour après l'association, l'association du ticket ne changera pas.