Die Funktion „Local Presence“ verstehen

Local Presence wählt automatisch die relevanteste ausgehende Nummer für jeden Anruf aus – basierend auf dem Land und der Region, die Sie anrufen – und verbessert so die Annahmerate, ohne dass Nummern manuell gewechselt werden müssen.

Wenn Agenten von einer Nummer aus anrufen, die für den Empfänger lokal aussieht, ist die Wahrscheinlichkeit höher, dass der Anruf angenommen wird. Die Funktion funktioniert weltweit und gleicht sowohl auf Länderebene als auch, sofern zutreffend, auf einer granulareren Ebene wie Bundesstaat oder Ortsvorwahl ab.

Hinweis: Local Presence wählt aus Nummern aus, die bereits gekauft und dem Agenten in Aircall zugewiesen wurden. Um Ihre geografische Abdeckung zu erweitern, wenden Sie sich an Ihr Aircall-Team, um lokale Nummern zu erwerben.

Wer diese Funktion nutzen kann

Local Presence ist im Professional-Tarif und höher verfügbar. Standardmäßig ist Local Presence für alle Nutzer aktiviert. Admins können die Funktion für einzelne Nutzer deaktivieren, die keine ausgehenden Anrufe bearbeiten.

So funktioniert Local Presence

Wenn ein Agent einen Anruf mit aktivierter Local Presence tätigt, liest Aircall die Zielnummer und wählt automatisch die beste verfügbare ausgehende Nummer aus den diesem Agenten zugewiesenen Nummern aus.

Aircall bewertet Übereinstimmungen in der folgenden Reihenfolge:

1. Dieselbe Ortsvorwahl wie die Zielnummer
2. Derselbe Bundesstaat oder dieselbe Region (sofern zutreffend, zum Beispiel in den USA und Kanada)
3. Dasselbe Land
4. Standard-Rufnummer des Agenten, verwendet als Fallback, wenn keine Übereinstimmung gefunden wird

Der Abgleich basiert auf der Landesvorwahl und der lokalen Ortsvorwahl der Zielnummer.

Beispiel: Anruf einer San-Francisco-Nummer (+1 415)

Beispiel: Anruf einer Pariser Nummer (+33 1)

Hinweis: Local Presence gilt nur für ausgehende Sprachanrufe. SMS-, MMS- oder WhatsApp-Nachrichten sind davon nicht betroffen.

Wo Local Presence verfügbar ist

• Aircall Workspace (Desktop und Web)
• Aircall CTI for Salesforce
• Aircall CTI for Zendesk

Voraussetzungen

Bevor Agenten Local Presence verwenden können:

• Lokale Nummern für die relevanten Länder müssen dem Agenten zugewiesen sein
• Ein Admin muss bestätigen, dass Local Presence für jeden Nutzer in den Anrufpräferenzen aktiviert ist

Je mehr lokale Nummern in der Nummernzuweisung eines Agenten verfügbar sind, desto passender kann die von Aircall gefundene Übereinstimmung sein.

Local Presence für einen Nutzer aktivieren (Admin)

Schritte:

1. Gehen Sie zu Aircall Dashboard > User and Teams
2. Wählen Sie den Nutzer aus, den Sie konfigurieren möchten
3. Klicken Sie auf den Tab Anrufpräferenzen
4. Scrollen Sie zum Abschnitt Local Presence
5. Schalten Sie Enable Local Presence for this user ein oder aus
6. Klicken Sie auf Save

Nach der Aktivierung sieht der Agent die Option Local presence im Wählfeld von Aircall Workspace.

Local Presence für ausgehende Anrufe verwenden (Agenten)

Schritte:

1. Öffnen Sie Aircall Workspace und gehen Sie zu New conversation
2. Öffnen Sie im Feld From das Dropdown-Menü und wählen Sie Local Presence aus
3. Im Feld From wird „Auto-selects number“ angezeigt und bestätigt damit, dass Local Presence aktiv ist
4. Geben Sie die Zielnummer in das Feld To ein und tätigen Sie den Anruf

Aircall wählt automatisch die am besten passende ausgehende Nummer aus. Die verwendete Nummer wird in den Anrufdetails angezeigt, sobald der Anruf verbunden ist. Nach der Auswahl bleibt Local Presence Ihre standardmäßige ausgehende Option, bis Sie sie manuell ändern.

Tipp: Local Presence funktioniert mit Click-to-Dial. Wenn Sie in Ihrem CRM oder Browser auf eine Telefonnummer klicken, wird das Feld To automatisch vorausgefüllt und die Abgleichslogik greift, sobald Sie den Anruf tätigen.

Local Presence in einer Power Dialer-Sitzung verwenden (Agenten)

Local Presence kann als standardmäßige ausgehende Option für eine Power Dialer-Sitzung festgelegt werden. Diese Einstellung ist unabhängig von Ihrer Standard-Einstellung für ausgehende Anrufe; wenn Sie die eine ändern, wirkt sich das nicht auf die andere aus.

Schritte:

1. Öffnen Sie Aircall Workspace und wechseln Sie in der linken Navigation zu Power Dialer
2. Fügen Sie die Kontakte, die Sie anrufen möchten, zu Ihrer Sitzung hinzu
3. Öffnen Sie im Feld Von das Dropdown-Menü und wählen Sie Lokale Präsenz
4. Im Feld Von wird "Nummer wird automatisch ausgewählt" angezeigt
5. Klicken Sie auf Sitzung starten

Aircall wendet die Abgleichslogik auf jeden Anruf in der Sitzung an. Die ausgewählte Nummer wird angezeigt, wenn jeder Anruf verbunden wird.

Hinweis: Um die ausgehende Nummer während einer aktiven Sitzung zu ändern, pausieren Sie die Sitzung, aktualisieren Sie das Feld Von und setzen Sie sie dann fort.

Lokale Präsenz in Aircall auf dem Smartphone

So aktivieren Sie die Lokale Präsenz auf Android- und iOS-Geräten:

1. Öffnen Sie den Bildschirm Tastenfeld
2. Tippen Sie auf die Leitungsauswahl
3. Wählen Sie Lokale Präsenz, um die automatische Leitungsauswahl zu aktivieren
4. Geben Sie die Zielnummer in das Feld ein und tätigen Sie den Anruf

Nach dem Wählen wählt Aircall automatisch die am besten passende ausgehende Nummer aus, genauso wie in der Aircall Desktop-App. Die verwendete Nummer wird in den Anrufdetails angezeigt, sobald der Anruf verbunden ist. Nach der Auswahl bleibt Lokale Präsenz Ihre Standardoption für ausgehende Anrufe, bis Sie sie im Menü der Leitungsauswahl manuell ändern.

Hinweis: Sobald aktiviert, ermöglicht Lokale Präsenz die automatische Leitungsauswahl nur für den Anruf, der über den Bildschirm Tastenfeld gestartet wird. Anrufe, die an anderen Stellen wie Gesprächsdetails oder Anrufverlauf getätigt werden, lösen keine automatische Leitungsauswahl aus.

Best Practices

Weiterleitung von Rückrufen

Wenn ein Empfänger die auf seinem Bildschirm angezeigte Nummer zurückruft, folgt der Anruf den standardmäßigen Regeln für eingehende Weiterleitung, die für diese Nummer konfiguriert sind. Stellen Sie sicher, dass Ihre Nummern korrekt eingerichtet sind, bevor Sie sie für die Lokale Präsenz verwenden.

Regionale Vorschriften

In einigen Ländern ist eingeschränkt, welche Nummerntypen für kommerzielle ausgehende Anrufe verwendet werden dürfen. Sie bleiben dafür verantwortlich, sicherzustellen, dass Ihre ausgehenden Praktiken den lokalen Vorschriften entsprechen. Weitere Informationen finden Sie unter Richtlinien für ausgehende Anrufe: Berechtigungen und Einschränkungen.

Steuern, welche Nummern in den Pool für Lokale Präsenz aufgenommen werden

Lokale Präsenz greift auf alle einem Agent(s) zugewiesenen Nummern zu, einschließlich Nummern, die über Teams oder zur Überwachung zugewiesen wurden. Wenn ein Agent(s) eine persönliche Nummer hat, die nicht von anderen Agent(s) oder Teammitgliedern als ausgehende Nummer verwendet werden soll, konfigurieren Sie den Fallback in Smartflows sorgfältig.

Verwenden Sie das Widget Weiterleiten an (anstelle von Klingeln bei), wenn Anrufe von dieser Nummer weggeleitet werden. Da Weiterleiten an den eigenen Anruffluss der Nummer vollständig beendet, wird die Nummer für alle außer ihrem direkten Eigentümer aus dem Pool für Lokale Präsenz ausgeschlossen.

Weitere Informationen finden Sie unter Smartflows Widgets: Klingeln bei und Weiterleiten an.

Rückrufe an den Agent(s) weiterleiten, der den Kontakt zuletzt angerufen hat

Wenn ein Agent(s) einen ausgehenden Anruf mit Lokaler Präsenz tätigt, sieht der Empfänger eine lokale Nummer. Wenn er zurückruft, folgt der Anruf der standardmäßigen eingehenden Weiterleitung für diese Nummer, wodurch er möglicherweise nicht mit dem ursprünglichen Agent(s) verbunden wird.

Um Rückrufe an den letzten Agent(s) weiterzuleiten, der einen Anrufer kontaktiert hat, konfigurieren Sie das Widget Ring-to (via API) im Smartflow der Nummer, die für ausgehende Anrufe verwendet wird. Dieses Widget fragt den letzten ausgehenden Anruf ab, der an die Nummer des zurückrufenden Anrufers getätigt wurde, und leitet den Rückruf entsprechend weiter.

Achtung: Das Widget Ring-to (via API) muss über ein Feature-Flag aktiviert werden. Wenden Sie sich an Ihren Aircall-Ansprechpartner, bevor Sie dies einrichten.

Anweisungen zur Einrichtung finden Sie unter Smart Routing für den letzten Agent(s) mit dem Ring-to (via API) Widget in Smartflows konfigurieren.

Auswirkungen der Lokalen Präsenz auf die Performance ausgehender Anrufe nachverfolgen

Sie können mit bestehenden Analytics-Dashboards messen, ob Lokale Präsenz die Verbindungsraten verbessert.

• Dashboard für ausgehende Anrufe (Professional-Tarif): Gehen Sie zu Aircall Dashboard > Analytics > Ausgehend. Überwachen Sie den Prozentsatz verbundener ausgehender Anrufe als primäre Kennzahl für die Verbindungsrate. Verwenden Sie das Trenddiagramm im Zeitverlauf, um die Performance über verschiedene Zeiträume zu vergleichen.
• Dashboard für Ausgehend+ (Analytics+ Add-on): Gehen Sie zu Aircall Dashboard >Analytics > Ausgehend+. Greifen Sie auf dieselben zentralen Kennzahlen zu, plus eine nach Nummer aufgeschlüsselte Performance, einschließlich verbundener Anrufe, durchschnittlicher Gesprächszeit und gesamter Gesprächszeit pro Leitung.

Tipp: Für den aussagekräftigsten Vergleich legen Sie den Berichtszeitraum so fest, dass er mit dem Datum beginnt, an dem Lokale Präsenz für die relevanten Nutzer aktiviert wurde, und vergleichen Sie ihn dann mit einem entsprechenden vorherigen Zeitraum.

Weitere Informationen finden Sie unter Analytics Professional: Dashboard für ausgehende Anrufe und Analytics+: Dashboard für Ausgehend+.

Häufig gestellte Fragen

Was passiert, wenn keine Nummer in meinem Bestand zum Ziel passt?

Aircall greift auf Ihre Standard-Rufnummer zurück. Wenn überhaupt keine Nummer verfügbar ist, kann der Anruf nicht getätigt werden. Wenden Sie sich an Ihren Admin, damit Ihnen eine Nummer zugewiesen wird.

Was passiert, wenn zwei Nummern auf derselben Ebene übereinstimmen?

Aircall wählt zufällig eine aus, um die Nutzung auf Ihre verfügbaren Nummern zu verteilen.

Kann ich nach dem Anruf sehen, welche Nummer verwendet wurde?

Ja. Die ausgehende Nummer wird in den Anrufdetails in Aircall Workspace und im Anrufverlauf des Aircall Dashboard gespeichert.

Gilt Local Presence für Notrufe?

Nein. Local Presence gilt nicht für Anrufe an Notrufnummern. Der Agent(s) muss die ausgehende Nummer manuell auswählen, um den Notdienst anzurufen.

Welche Nummern sind im Local-Presence-Pool enthalten? 

Alle dem Agent(s) zugewiesenen Nummern sind geeignet, einschließlich direkt zugewiesener Nummern, über Teams zugewiesener Nummern oder Nummern zu Aufsichtszwecken. Kurz gesagt: Jede Nummer, die in der Liste der ausgehenden Nummern des Agent(s) sichtbar ist, kann von Local Presence ausgewählt werden. Beachten Sie, dass Aircall derzeit nicht zwischen ausschließlich eingehenden und ausschließlich ausgehenden Nummern unterscheidet.

Kann ein Agent(s) Local Presence überschreiben und eine Nummer manuell auswählen?

Ja. Agent(s) können jederzeit wieder zur manuellen Nummernauswahl wechseln. Bei Power Dialer-Sitzungen pausieren Sie zuerst die Sitzung, aktualisieren dann das Feld „Von“ und setzen sie anschließend fort.

Funktioniert Local Presence mit HubSpot CTI oder der Aircall Smartphone-App?

Derzeit nicht. Local Presence wird in Aircall Workspace (Desktop und Web), Aircall CTI for Salesforce und Aircall CTI for Zendesk unterstützt. Unterstützung für HubSpot CTI und Smartphone ist für eine zukünftige Version geplant.

Funktioniert Local Presence mit AIVA?

Derzeit nicht. AIVA unterstützt nur eine ausgehende Nummer pro Virtual Agent, daher gilt Local Presence in diesem Stadium nicht.

Wie kann ich prüfen, welche Nummern in meiner Organisation bereits verfügbar sind?

Gehen Sie zu Aircall Dashboard > Numbers und exportieren Sie Ihre Nummernliste. So erhalten Sie eine vollständige Übersicht aller in Ihrem Konto verfügbaren Nummern und Ortsvorwahlen.