Dieser Leitfaden richtet sich an Supervisoren und Admins, die Aircall für ihr Team einführen möchten. Er ist Ihr 30-Tage-Leitfaden, um alles sicher einzurichten und so schnell wie möglich den größtmöglichen Nutzen aus Aircall zu ziehen. Er hilft Ihnen dabei:

  • Rufnummern, Teams und Anrufweiterleitung im Aircall Dashboard einzurichten
  • Agents im Aircall Workspace einzurichten und arbeitsfähig zu machen
  • Ihre wichtigsten Tools mit Aircall zu integrieren
  • Analysen zu verwenden, um Leistung und Anrufaktivität zu überwachen
Hinweis: Wenn Sie sich noch in der Testversion befinden, lesen Sie zunächst Trial experience with Aircall, damit Sie wissen, was in Ihrer Testversion enthalten ist und was sich ändert, sobald Sie zu einem vollständigen Konto wechseln. Sie können diese Checkliste weiterhin verwenden, um zu verstehen, wie die Einarbeitung abläuft, und Ihre Einrichtung vorzubereiten.

Artikelübersicht

Verwenden Sie diese Übersicht, um direkt zu dem Abschnitt zu navigieren, der für Ihre aktuelle Aufgabe am relevantesten ist:

  1. Im Aircall Dashboard anmelden
  2. Ihre Rufnummern im Aircall Dashboard einrichten
  3. Ihre Nutzer und Teams erstellen und die Rufweiterleitung aufbauen
  4. AI Voice Agent verwenden, um Ihre Leitungen zu schützen und verpasste Anrufe zu reduzieren 
  5. Nachrichten einrichten (SMS, Whatsapp und Compliance)
  6. Ihr Team im Aircall Workspace arbeitsfähig machen
  7. Ihre wichtigsten Tools mit Aircall verbinden (Integrationen)
  8. Im ersten Monat Aircall Analysen und Live-Verfolgung verwenden
  9. Weitere Funktionen mit hohem Mehrwert entdecken 
  10. Wenn Sie Hilfe benötigen

1. Im Aircall Dashboard anmelden

Vor allem relevant für: Admin & Supervisoren

Melden Sie sich im Aircall Dashboard an. Dies ist die primäre Plattform für Admins und Supervisoren. Weitere Informationen zum Zugriff auf und zur Navigation im Aircall Dashboard finden Sie in unseren Artikeln:

Wenn Sie das Aircall Dashboard öffnen, empfehlen wir Ihnen, mit der Registerkarte Home zu beginnen. Diese Seite enthält eine integrierte Einarbeitungs-Checkliste, in der Sie Ihren Fortschritt bei den Grundlagen sehen und nachverfolgen können. 

In den nächsten Schritten dieses Leitfadens geben wir Ihnen Anweisungen, wie Sie das Aircall Dashboard in Ihren ersten Wochen optimal nutzen.

Auch wenn Ihre primäre Plattform als Admin oder Supervisor das Aircall Dashboard ist, können Sie sich auch im Aircall Workspace anmelden, um Konversationen zu bearbeiten. Sie können die Desktop- und Mobil-App von Aircall Workspace über aircall.io/download herunterladen.

Hinweis: Agents bearbeiten Kundenanrufe in Aircall Workspace. Supervisoren und Admins verwenden sowohl Aircall Workspace als auch das Aircall Dashboard. Supervisoren verwenden das Aircall Dashboard in erster Linie für Monitoring und Coaching, während Admins es für die Systemkonfiguration, die Rufnummernverwaltung und die Nutzerverwaltung verwenden.

Weitere Einzelheiten zu den verschiedenen Rollen und Zugriffsebenen finden Sie im Artikel Aircall roles and permissions.
Hinweis: Wenn Sie über Eigentümer-Berechtigungen verfügen, haben Sie im Aircall Dashboard Zugriff auf Abrechnung und Einstellungen auf Unternehmensebene. Ihre Konfigurationsmöglichkeiten werden durch Ihre Rolle bestimmt; die Eigentümer-Berechtigung gewährt nur zusätzlichen Zugriff auf Abrechnung und Kontodetails.
Wenn Sie Fragen zu Gebühren, Rechnungen oder Zahlungsmethoden haben, lesen Sie den Abschnitt Abrechnung & Subscription.

2. Ihre Rufnummern im Aircall Dashboard einrichten

Vor allem relevant für: Admin

Unter Aircall Dashboard → Registerkarte Rufnummern können Sie ganz einfach neue Aircall Rufnummern erstellen oder Ihre bestehenden geschäftlichen Rufnummern von Ihrem bisherigen Anbieter portieren. Dieser Abschnitt hilft Ihnen, die richtige Option auszuwählen, die Verifizierungsanforderungen zu verstehen und Ihre Rufnummern für die spätere Anrufweiterleitung vorzubereiten.

Wählen Sie aus, wie Sie Ihre Rufnummern erhalten

Es gibt zwei Möglichkeiten, Rufnummern in Aircall zu erhalten:

  1. Neue Aircall Rufnummern direkt im Aircall Dashboard erstellen
  2. Bestehende Rufnummern von Ihrem aktuellen Anbieter portieren
Hinweis: Rufnummernportierung ist während der Testversion nicht verfügbar. Wenn Sie Aircall testen, beginnen Sie mit neuen Rufnummern und planen Sie die Portierung für den Zeitpunkt, an dem Sie live gehen möchten.

Neue Rufnummern erstellen (Erstellung neuer Rufnummern & Verifizierung)

  1. Erstellen Sie in Aircall Dashboard → Rufnummern-Tab die ersten Rufnummern, die Sie verwenden werden (zum Beispiel Ihre Hauptnummer, Sales-, Support- oder direkte Telefonleitungen). 

    Weitere Informationen finden Sie in unserem Artikel Erstellen einer neuen Rufnummer in Aircall. Die Erstellung von Rufnummern ist je nach Anforderungen für den Rufnummernkauf über das Aircall Dashboard oder per Anfrage bei unserem Supportteam verfügbar 

  2. Wenn Sie eine internationale Rufnummer erstellen, stellen Sie sicher, dass Sie die erforderlichen Unterlagen haben, um die Rufnummer für das Land zu erstellen, auf das Sie abzielen. Diese Informationen finden Sie in unserem Artikel: Anforderungen für den Rufnummernkauf nach Land. 

    Mehr über den Prozess und die Fristen für die Einreichung von Dokumenten erfahren Sie unter Verifizierung Ihrer Rufnummer im Aircall Dashboard.

Achtung: Damit Sie Ihre neuen Rufnummern nutzen können, müssen Ihre Dokumente validiert werden. Beachten Sie, dass US-Rufnummern sofort erstellt werden können, während es für andere Länder je nach eingereichten Dokumenten bis zu drei Tage dauern kann.
Während des Genehmigungsprozesses können Sie Ihre Rufnummer weiterhin in der Rufweiterleitung einrichten.

Vorhandene Rufnummern portieren (eigene Rufnummern mitbringen)

Wenn Sie die Rufnummern behalten möchten, die bereits auf Ihrer Website, in E-Mail-Signaturen oder in Marketingmaterialien verwendet werden:

  1. Informieren Sie sich in unserem Artikel Leitfaden zur Rufnummernportierung bei Aircall über den Portierungsprozess bei Aircall.
  2. Prüfen Sie die Portierungsanforderungen nach Land in unserem Artikel Anforderungen für die Rufnummernportierung nach Land.
  3. Senden Sie eine Anfrage, um Ihre ausgewählten Rufnummern über das Aircall Dashboard zu portieren. Gehen Sie zum Abschnitt Rufnummern und klicken Sie auf Rufnummer erstellen oder portieren > Rufnummer portieren. 
  4. Stellen Sie sicher, dass interne Stakeholder wissen, dass die Portierung Zeit in Anspruch nehmen kann (etwa 2–3 Wochen), und planen Sie Ihren Go-live entsprechend. Sie können mit der Rufnummernkonfiguration fortfahren, während die Portierung läuft, aber die Rufnummer ist in Aircall erst nutzbar, wenn der Prozess abgeschlossen ist.

Richtlinien für ausgehende Anrufe

Wenn Sie internationale Anrufe planen oder Kampagnen durchführen, empfehlen wir Ihnen, unsere Richtlinien für ausgehende Anrufe: Berechtigungen und Einschränkungen zu lesen, insbesondere für Nordamerika und andere regulierte Regionen.

Artikel mit detaillierten Informationen zu Rufnummern finden Sie in unserem Abschnitt Rufnummernverwaltung. 

A2P 10DLC-Messaging-Regulierung

Wenn Sie US-Rufnummern erstellt haben und diese zum Versenden von SMS an US-Telefonnummern verwenden möchten, müssen Sie so bald wie möglich direkt im Aircall Dashboard ein Registrierungsformular einreichen. In diesen Artikeln erfahren Sie, wo Sie beginnen können: A2P 10DLC.

3. Erstellen Sie Ihre Nutzer und Teams und bauen Sie Ihre Rufweiterleitung auf

Vor allem relevant für: Admin

Erstellen Sie Nutzer und Teams in Aircall basierend auf Ihrer Organisationsstruktur, damit die richtigen Personen die richtigen Anrufe erhalten und Sie präzise darüber berichten können, wie Ihre Teams arbeiten. 

Hinweis: Smartflows = Rufweiterleitung
Smartflows ist die Funktion im Aircall Dashboard, mit der Sie Ihre Rufweiterleitung aufbauen können: wer klingelt, wann es klingelt, wie lange es klingelt, in welcher Reihenfolge, mit welchen Menüs und Nachrichten und was passiert, wenn niemand antwortet.

Erstellen Sie Ihre Nutzer und Teams

In Aircall Dashboard → Nutzer & Teams-Tab:

  1. Erstellen Sie einen oder mehrere Nutzer: Fügen Sie alle hinzu, die in Aircall arbeiten werden. 

  2. Weisen Sie jedem Nutzer die richtige Nutzerrolle und die passenden Berechtigungen zu. Zum Beispiel Agent, Supervisor oder Admin. Eigentümer-Berechtigungen können zusätzlich zu einer Rolle vergeben werden. 

    Weitere Informationen dazu, wie Sie Nutzer erstellen und ihnen Rollen zuweisen, finden Sie unter Verwalten einzelner Nutzer im Aircall Dashboard.

  3. Erstellen Sie Ihre Teams (für Anrufwarteschleife und Anrufweiterleitung an Gruppen von Nutzern), zum Beispiel Sales oder Support.

    Einzelheiten zum Erstellen Ihrer Teams finden Sie in unserem Artikel Verwalten von Teams im Aircall Dashboard.

Wenn Sie die Verfügbarkeit Ihres Teams und Ihrer Nutzer verwalten möchten, lesen Sie bitte unseren Artikel Admins: Konfigurieren Sie Ihre benutzerdefinierten Geschäftszeiten und verwalten Sie die Verfügbarkeit.

Weitere Artikel mit detaillierten Informationen zur Verwaltung von Nutzern und Teams finden Sie in unserem Abschnitt Nutzer & Teams.

Weisen Sie Nutzern und Teams Rufnummern zu

Um zu entscheiden, wer tatsächlich Anrufe auf einer Rufnummer erhält, konfigurieren Sie die Rufweiterleitung in Smartflows:

  1. Wählen Sie in Aircall Dashboard → Rufnummern die Rufnummer aus, die Sie konfigurieren möchten.
  2. Öffnen Sie im Tab Rufweiterleitung den Smartflow für diese Rufnummer.
  3. Fügen Sie ein oder mehrere Ring To-Widgets hinzu und wählen Sie die Teams und/oder bestimmte Nutzer aus, die Anrufe für diese Rufnummer erhalten sollen. Dadurch werden sie der Anrufwarteschleife der Rufnummer zugewiesen.
  4. Wenn Sie jemanden benötigen, der Anrufe tätigen, aber nicht empfangen kann (zum Beispiel eine Führungskraft, die Anrufe nur beitritt oder überwacht), verwenden Sie stattdessen die Einstellung Calls and data access im Tab Teams & Users der Rufnummer, anstatt diese Person zu den Ring-To-Schritten hinzuzufügen.

Sie können zur Registerkarte Teams & Nutzer der Rufnummer gehen und im Abschnitt Zugewiesene Nutzer und Teams prüfen, welche Nutzer und Teams zugewiesen sind. Die Bearbeitung, wer Anrufe erhält, erfolgt jedoch über Smartflows.

Weitere Informationen dazu, wie Sie Nutzer und Teams Rufnummern zuweisen, finden Sie in unseren Artikeln Smartflows: Ring To-Widget und Rufnummern konfigurieren: Integrationen und Teams & Nutzer.

Hinweis: Agenten können keine Anrufe empfangen, wenn sie keiner Rufnummer bzw. keiner Anrufverteilung zugewiesen sind. In diesem Fall ist die Anrufschaltfläche ausgegraut, wenn ein Agent in Aircall Workspace versucht, einen Anruf zu tätigen.

Erstellen Sie Ihre Rufweiterleitung mit Smartflows

Sobald Nutzer, Teams und Rufnummern vorhanden sind, können Sie in Smartflows festlegen, wie Anrufe durch Ihr System geleitet werden:

  1. Gehen Sie zu Aircall Dashboard → Rufnummern
  2. Wählen Sie die Rufnummer aus und öffnen Sie den Abschnitt Rufweiterleitung
  3. Wählen Sie eine Smartflows-Vorlage (zum Beispiel einfache Warteschlange, Sprachmenü, Ablauf außerhalb der Geschäftszeiten) oder beginnen Sie bei null.
Tipp: Vorlagen sind eine gute Möglichkeit, schnell zu starten, ohne jeden Schritt selbst entwerfen zu müssen.
  1. Konfigurieren Sie Ihre Geschäftszeiten über das Time Rule-Widget, um festzulegen, wann Ihre Leitung geöffnet oder geschlossen ist. 
  2. Legen Sie fest, wie Anrufe klingeln sollen: Wählen Sie, ob bestimmte Personen immer zuerst klingeln sollen oder ob Anrufe beim gesamten Team klingeln sollen. Mehr über die verfügbaren Klingeloptionen erfahren Sie in unserem Artikel zum Ring To-Widget.
  3. Fügen Sie Voicemail, Warteschleifenmusik und andere Audiomitteilungen hinzu. Weitere Informationen dazu, wie Sie Voicemail-Nachrichten konfigurieren, finden Sie in unserem Artikel Rufnummern konfigurieren: Voicemail, Musik und Nachrichten.
  4. Erstellen Sie für jede Rufnummer den passenden Smartflow.

Damit es anfangs überschaubar bleibt, beginnen Sie mit einem klaren Ablauf pro Rufnummer, zum Beispiel:

  • Begrüßung → Sales-Team klingeln → Voicemail
  • Begrüßung → Sprachmenü („1 für Sales, 2 für Support“) → Team → Voicemail

Weitere Informationen zur Rufnummernkonfiguration, Rufweiterleitung und zu verfügbaren Smartflows-Widgets finden Sie in unserem Abschnitt Anrufweiterleitung & Anrufabläufe.

Testen und bearbeiten Sie Ihre Anrufabläufe

Bevor Sie die Einrichtung für alle ausrollen:

  1. Mit einer kleinen Gruppe testen: Bitten Sie 1–2 Admins, Teamleiter und/oder einige Agenten, Testanrufe zu tätigen und entgegenzunehmen.
  2. Verschiedene Szenarien testen:
    • Rufen Sie für jede jeweilige Rufnummer während und außerhalb der Geschäftszeiten an
    • Lassen Sie einen Anruf klingeln, ohne ihn anzunehmen, um zu sehen, was passiert (Warteschlange, Voicemail, Fallback).
    • Probieren Sie Weiterleitungen und interne Anrufe zwischen Teams aus.
  3. Prüfen Sie, was Sie in Aircall Workspace sehen, und bestätigen Sie, dass Anrufe wie erwartet angezeigt werden.

Wenn etwas nicht wie erwartet funktioniert, passen Sie den Smartflow an und wiederholen Sie den Test, bevor Sie weitere Verzweigungen oder Warteschlangen hinzufügen.

4. AI Voice Agent verwenden, um Ihre Leitungen zu schützen und verpasste Anrufe zu reduzieren

Vor allem relevant für: Admin & Supervisors

Sobald Ihre Grundlagen (Rufnummern, Anrufweiterleitung und Teams) stabil sind, können Sie AI Voice Agent erkunden.

AI Virtual Agent ist ein KI-gestütztes Tool, das Ihnen hilft, Eingehende Anrufe effizienter zu bearbeiten. Es kann:

  • Außerhalb der Geschäftszeiten strukturierte Rückruf-Anfragen für Ihr Team erfassen, damit Sie mit vollständigem Kontext zurückrufen können.
  • Einfache, sich wiederholende Häufig gestellte Fragen als erste Verteidigungslinie abfangen, bevor an eine menschliche Ansprechperson weitergeleitet wird.
  • Als virtueller Empfang agieren, indem wichtige Informationen (Name, Anrufgrund, Kontodaten) erfasst werden, bevor an die richtige Warteschlange oder Person weitergeleitet wird.
  • Den Zugang zu Ihrem Team steuern, indem Anrufende qualifiziert werden (z. B. Bestandskunden vs. Interessenten, hohe Priorität vs. niedrige Priorität), bevor Agenten klingeln.
  • Als Sicherheitsnetz dienen, wenn Ihre menschlichen Ansprechpersonen zu beschäftigt sind, um neue Anrufe anzunehmen, und so dazu beitragen, dass kein Anruf vollständig verloren geht.
  • Wartezeiten und verpasste Anrufe insgesamt reduzieren und zugleich Anrufzusammenfassungen zur Nachverfolgung in Aircall Workspace teilen.

Erste Schritte:

  1. Lesen Sie Aircalls Übersicht zu AI Voice Agent für Funktionen und Voraussetzungen.
  2. Wählen Sie ein oder zwei einfache Anwendungsfälle für einen Piloten aus.
  3. Konfigurieren Sie AI Voice Agent auf den relevanten Rufnummern auf der Registerkarte AI Voice Agent im Dashboard und integrieren Sie ihn in Ihre Smartflows, indem Sie das AI Voice Agent-Widget zu Ihrer Rufweiterleitung hinzufügen.
  4. Überwachen Sie die Ergebnisse in Analysen / Live-Verfolgung und passen Sie Prompts und Abläufe anhand Ihrer Erkenntnisse an.

5. Nachrichten einrichten (SMS, WhatsApp und Compliance)

Vor allem relevant für: Admin

Mit Aircall können Sie mehr tun, als Anrufe zu tätigen und entgegenzunehmen – Sie können es auch als leistungsstarkes Tool für Nachrichten verwenden. Das bedeutet, dass Sie SMS- und MMS-Nachrichten austauschen und sogar WhatsApp für Ihr Unternehmen mit Ihren Aircall-Rufnummern einrichten können. Sehen wir uns die wichtigsten Aspekte der Messaging-Tools genauer an.

SMS & MMS

• Verfügbarkeit:
Bevor Sie SMS & MMS aktivieren, stellen Sie sicher, dass Ihre Rufnummern mit den verlinkten Richtlinien kompatibel sind. Die Liste der unterstützten Länder und Anforderungen finden Sie im Artikel SMS (Business-Textnachrichten).

• Aktivierung:
SMS & MMS werden auf Unternehmensebene aktiviert. Nach der Aktivierung wird das SMS/MMS-Symbol neben kompatiblen Rufnummern im Tab Rufnummern Ihres Aircall Dashboard angezeigt. Um die Funktion zu aktivieren, wenden Sie sich einfach an unser Supportteam.

• Nachrichtenlimits:
Für eine reibungslose Nutzung sollten Sie mit den Einschränkungen bei Nachrichten sowie den unterstützten Dateigrößen und Formaten für MMS vertraut sein.

• CRM-Protokollierung:
Ihre SMS-Aktivitäten können automatisch in unterstützte Abmelden wie HubSpot, Salesforce, Pipedrive, Zendesk, Monday, Intercom und Zoho CRM protokolliert werden. Stellen Sie sicher, dass dies vom ersten Tag an eingerichtet ist, um eine optimale Nachverfolgung zu gewährleisten.

A2P 10DLC 

Planen Sie, SMS oder MMS mit US-amerikanischen oder kanadischen Rufnummern zu versenden? Falls ja, ist dieser Schritt verpflichtend.

Um die Vorschriften der Netzbetreiber einzuhalten, müssen Sie Ihre A2P 10DLC-Registrierung abschließen:

Wenn Sie Kostenlose Rufnummern für SMS/MMS verwenden

Wenn Sie SMS/MMS von US-amerikanischen oder kanadischen Kostenlose Rufnummern versenden möchten, durchlaufen diese nicht A2P 10DLC. Stattdessen müssen sie für Toll-Free verifiziert werden:

  • Die Toll-Free-Verifizierung ist ein separater, verpflichtender Prozess für alle Unternehmen, die US-/CA-Kostenlose Rufnummern für Nachrichten verwenden.
  • Während die Verifizierung aussteht, sind ausgehende SMS erlaubt, unterliegen jedoch strengen Limits; nicht verifizierter Toll-Free-Traffic kann von Netzbetreibern blockiert werden.
  • Um Ihre Kostenlose Rufnummern zu verifizieren, müssen Sie den Aircall Support kontaktieren und Ihre Unternehmensdaten, den Anwendungsfall, das erwartete Volumen und Opt-in-Informationen einreichen.

Vollständige Details und aktuelle Limits finden Sie unter Compliance für Nachrichten bei Toll-Free-Rufnummern in den USA und Kanada.

Achtung: Ausgehende SMS von Aircall Rufnummern an Toll-Free-Rufnummern werden nicht unterstützt. Weitere Informationen finden Sie unter Textnachrichten (SMS/MMS) können nicht an Toll-Free-Rufnummern gesendet werden.

WhatsApp in Aircall

Wenn WhatsApp ein wichtiger Kommunikationskanal für Ihre Kunden ist, können Sie es mit dem Add-on WhatsApp in Aircall nahtlos integrieren.

Was dadurch möglich wird:

  • Ihre Aircall Rufnummern für WhatsApp-Nachrichten verwenden
  • WhatsApp-Nachrichten direkt in Aircall Workspace und CRMs senden, empfangen und nachverfolgen

Erste Schritte:

  1. Stellen Sie sicher, dass Sie ein Meta Business Account bereit haben. Dieser Schritt kann etwas knifflig sein. Daher empfehlen wir Ihnen, den Whatsapp-Kurs im Aircall Learning Lab zu absolvieren, um mehr darüber zu erfahren.
Achtung: Ein Meta Business Account ist erforderlich, damit Whatsapp funktioniert.
  1. Fügen Sie WhatsApp in Aircall in Ihrem Abonnement unter Aircall Dashboard > My Company > Plan hinzu. Beachten Sie, dass dies von einer Person mit Eigentümer-Berechtigungen durchgeführt werden muss.
  2. Folgen Sie WhatsApp in Aircall einrichten, um die richtigen Rufnummern zu verbinden
  3. WhatsApp-Nachrichtenvorlagen erstellen, die am besten zu Ihren geschäftlichen Anforderungen passen
  4. Weisen Sie Ihren Agenten im Aircall Dashboard im Bereich Nutzer & Teams unter „zugewiesene Add-ons“ Lizenzen zu, damit sie WhatsApp mit ihren Aircall Rufnummern verwenden können

6. Lassen Sie Ihr Team in Aircall Workspace arbeiten

Hauptsächlich relevant für: Admin & Supervisoren

Stellen Sie sicher, dass Agenten vom ersten Tag an wissen, wo sie arbeiten und wie sie Anrufe bearbeiten sollen.

Aircall Workspace vorstellen

  1. Teilen Sie unsere Artikel Was ist Aircall Workspace? oder So greifen Sie auf Aircall Workspace zu und tätigen Anrufe mit allen neuen Agenten.
  2. Betonen Sie, dass Aircall Workspace, ob Web, Desktop oder mobil, ihre Haupt-App für Anrufe, Nachrichten und den Verlauf ist.
  3. Teilen Sie für Agenten und Supervisoren unseren Leitfaden für den Einstieg für Agenten: Ihre erste Woche in Aircall Workspace.

Grundlegende Verhaltensweisen abstimmen

Klare Erwartungen helfen Ihrem Team dabei, mehr Nutzen aus Aircall zu ziehen und das Reporting aussagekräftiger zu machen. Stellen Sie sicher, dass Ihre Agenten Folgendes wissen:

  1. So ändern sie ihren Verfügbarkeitsstatus und wie sich ihr Status auf Anrufweiterleitung und Berichte auswirkt
  2. Wann und wie Bearbeitungszeit nach jedem Anruf (ACW) verwendet wird, um nach dem Anruf Notizen und Tags zu vervollständigen
  3. So protokollieren Sie Qualitätsnotizen, Tags und Dispositionen, damit Analysen- und Monitoring-Daten relevant und nützlich bleiben.

Sie können diese Erwartungen in dem Format verankern, das Ihr Team bereits verwendet (zum Beispiel in einem kurzen internen Dokument, einer Einarbeitungs-Checkliste oder in Coaching-Sitzungen).

Weitere Informationen zu diesen Konzepten finden Sie in unseren Artikeln:

7. Verbinden Sie Ihre wichtigsten Tools mit Aircall (Integrationen)

Vor allem relevant für: Admin

Wenn Sie Aircall mit Ihren anderen Tools verbinden, bleiben Anrufe, Kundenkontext und Folgeaktionen an einem Ort. Integrationen verringern manuellen Aufwand, verbessern Berichte und sorgen dafür, dass Aircall harmonisch in Ihre täglichen Arbeitsabläufe eingebettet ist.

Artikel mit ausführlichen Informationen zu den Grundlagen der Nutzung von Integrationen finden Sie in unserem Abschnitt Grundlagen zu Integrationen.

Wählen Sie zum Start eine primäre Integration

Beginnen Sie mit dem Tool, das für die tägliche Arbeit Ihres Teams am wichtigsten ist, in der Regel Ihr CRM oder Helpdesk.

Zu den häufigsten CRM- und Helpdesk-Integrationen gehören: Salesforce, HubSpot, Zendesk, Pipedrive, Monday.com und Shopify. 

Sie können auch viele weitere Optionen direkt im Aircall App-Marketplace erkunden. Dort finden Sie alle unterstützten Integrationen und deren Anforderungen.

Prüfen Sie vor der Konfiguration kurz alle Voraussetzungen in der Dokumentation der Integration (Berechtigungen, Anforderungen an das Abonnement, technische Einrichtung usw.).

Verwenden Sie die Artikel „How to configure“

  1. Öffnen Sie die Einrichtungsanleitung der Integration:
  2. Konfigurieren Sie Folgendes:
    • Wie Anrufe protokolliert werden (automatisch oder manuell),
    • wo Notizen und Tags angezeigt werden (falls für Ihre Integration verfügbar),
    • mit welchen Objekten Anrufe verknüpft werden, z. B. Kontakten, Tickets oder Deals.

8. Nutzen Sie Aircall Analysen und Live-Verfolgung in Ihrem ersten Monat

Vor allem relevant für: Admin & Supervisoren

Aircall bietet eine Suite von Analyse- und Live-Monitoring-Tools, mit denen Sie messen können, wie Ihr Team Aircall nutzt, die Leistung von Agenten und Teams verstehen und Ihren Betrieb effektiver steuern können. 

Sie finden diese im linken Menü des Aircall Dashboard. Die wichtigsten sind:

Live-Verfolgung

Verwenden Sie Live-Verfolgung, um in Echtzeit zu sehen, was gerade passiert (aktuelle Anrufe, Warteschlangen, Agentenstatus), damit Sie Ihre Teams live unterstützen können.

Die genauen Funktionen hängen von Ihrem Abonnement ab: Live-Verfolgung Lite, wenn Sie ein Essential- oder Starter AI-Abonnement haben, Live-Verfolgung Pro bei einem Professional-Abonnement oder Live-Verfolgung+ mit dem Analytics+-Add-on. 

Weitere Informationen finden Sie in unserem Artikel Erste Schritte mit Live-Verfolgung & Live-Verfolgung+.

Analysen

Unter Analysen finden Sie mehrere Dashboards, mit denen Sie Trends und Leistung im Zeitverlauf nachvollziehen können. Welche Dashboards und Funktionen genau verfügbar sind, hängt von Ihrem Abonnement ab (Essential, Starter AI, Professional oder Analytics+-Add-on), typischerweise gehören jedoch dazu:

  • Übersicht: Gesamtaktivität bei Anrufen, Nachrichten und der Nutzung von AI Voice Agent; wichtige Trends und KPIs auf einen Blick.
  • Netzwerk-Diagnose: Netzwerk- oder Qualitätsprobleme erkennen und beheben.
  • Eingehende Anrufe / Ausgehende Anrufe / Unbeantwortete Anrufe / Nutzeraktivität (verfügbar für Kund:innen mit dem Professional-Abonnement und dem Analytics+-Add-on): fokussierte Ansichten, um das Volumen eingehender Anrufe, das Volumen ausgehender Anrufe, verpasste Anrufe und das Verhalten von Agenten zu verstehen.
  • Analytics+-Dashboards (zum Beispiel Nutzeraktivität+, Eingehende Anrufe+, Ausgehende Anrufe+, Unbeantwortete Anrufe+, Monitoring+, Nutzerstatusverlauf+): erweiterte Analysen für Kund:innen mit dem Analytics+-Add-on.

Eine vollständige Übersicht darüber, welche Analysen-Dashboards in jedem Abonnement verfügbar sind, finden Sie in unserem Artikel Analytics-Funktionen nach Abonnement: Was ist enthalten? 

Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zu bestimmten Dashboards und Best Practices finden Sie in unserem Bereich Analysen & Überwachung im Help Center.

9. Weitere hochwertige Funktionen, die Sie entdecken können

Sobald Ihre Grundlagen (Rufnummern, Anrufweiterleitung, Nachrichten, Integrationen und AI Voice Agent) stabil eingerichtet sind, können Sie weitere Produktivitätsfunktionen entdecken, die den Wert von Aircall steigern.

  • Power Dialer (nur im Professional-Abonnement verfügbar): ein Vertriebs-Dialer für sequenzielle Anrufe bzw. eine einzelne Leitung, der Anruflisten automatisch durchläuft, damit Mitarbeitende mit weniger manuellem Wählen mit mehr Interessenten sprechen können, insbesondere in Kombination mit CRM-Integrationen.
  • AI Assist Pro: fortschrittliche KI, die Echtzeit-Coaching, Live-Hinweise und automatisierte Workflows nach dem Anruf bietet, damit Agenten bessere Gespräche führen und bei administrativen Aufgaben Zeit sparen.
  • Aircall Surveys: ermöglicht es Ihnen, Umfragen nach dem Anruf per SMS oder E-Mail zu versenden, um die Kundenzufriedenheit und die Teamleistung am Telefon zu messen.

Für jede dieser Funktionen gibt es einen eigenen Bereich im Help Center mit Einrichtungsschritten und Best Practices. Wenn Sie weitere Funktionen von Aircall entdecken möchten, besuchen Sie bitte aircall.io/pricing

10. Wenn Sie Hilfe benötigen

Wenn bei der Nutzung von Aircall Workspace oder Aircall Dashboard Probleme auftreten, können Sie Hilfe erhalten, indem Sie:

unser Help Center und den KI-Assistenten prüfen

  • Öffnen Sie unser Help Center und nutzen Sie den Aircall KI-Assistenten für sofortige Vorschläge.
  • Erläutern Sie genau, wonach Sie suchen: Was möchten Sie tun? Welche Schwierigkeiten treten auf?. 
  • Folgen Sie den empfohlenen Schritten zur Fehlerbehebung für Ihre Situation.

Wenn Sie Fragen zu Gebühren, Rechnungen oder Zahlungsmethoden haben, lesen Sie unseren Bereich Abrechnung & Abonnement.

Wenn Sie weitere Hilfe benötigen, können Sie sich an den Aircall Customer Support wenden.

Tipp: Wenn Sie einen tieferen Einblick in alles erhalten möchten, was wir in dieser Anleitung mit Ihnen geteilt haben, besuchen Sie bitte Aircall Learning Lab: Eine Übersicht. Dort finden Sie relevante Lernpfade, wie Smartflows, Analysen oder KI-Funktionen.